Задачи повышения эффективности работы и конкурентоспособности организации предъявляют высокие требования к современным информационным технологиям. Их решение может быть достигнуто за счет внедрения систем, обеспечивающих создание единого информационного пространства организации, построенных на основе интеграционной платформы по принципу корпоративного портала и включающих в себя многофункциональную систему хранения и управления документами.

Уважаемые коллеги,
Сегодня все большее количество предприятий и организаций стремятся упорядочить свою работу за счет использования систем информационного обеспечения управления. ЛЕТОГРАФ – это универсальный программный продукт, позволяющий реализовать любую требуемую схему обработки информации произвольной структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и специализированные управленческие задачи. Эффективность коллективной работы сотрудников организации может быть существенно повышена за счет использования широких возможностей, предоставляемых корпоративным порталом системы ЛЕТОГРАФ. Организация новостных лент, тематических форумов, публикации различных материалов, используемых сотрудниками организации в своей повседневной работе, возможность персональной настройки рабочего пространства каждого сотрудника призваны повысить продуктивность труда сотрудников и снизить временные затраты на выполнение рутинных операций.

Многофункциональная система управления документами, являющаяся ключевым компонентом системы ЛЕТОГРАФ, позволяет автоматизировать решение задач традиционного документооборота и специализированных управленческих задач, учесть сложившуюся практику регистрации, рубрикации, нумерации и контроля исполнения документов в конкретной организации. Система ЛЕТОГРАФ позволяет реализовать любую схему движения и обработки документов, контроля своевременности выполнения заданий.

Хранилище системы ЛЕТОГРАФ обеспечивает работу с неограниченным набором документов и их версий, осуществляет сохранность разнородной информации. Поисковая система хранилища позволяет осуществлять быстрый поиск по ключевым словам, полнотекстовый поиск с учетом морфологии и сложные запросы. Высокая скорость поиска и минимальное время отклика позволяет использовать систему ЛЕТОГРАФ для работы с многомиллионными массивами документов.

Ролевая модель доступа ко всем компонентам самой системы ЛЕТОГРАФ и к содержимому хранилища документов обеспечивает сохранность коммерческой тайны организации и контроль над внесением изменений в документы.

Существенное снижение издержек на сопровождение обеспечивается за счет архитектуры системы ЛЕТОГРАФ, предполагающей использование стандартного Интернет-браузера на рабочем месте пользователя. Отсутствие особых требований к производительности серверов, поддержка различных операционных систем и возможность создания отказоустойчивых конфигураций позволяет эффективно распорядиться бюджетом на информационные технологии.

Система ЛЕТОГРАФ позволяет решить задачу многофилиального, многосерверного документооборота, осуществляет поддержку коллективной обработки документов на территориально распределенных предприятиях и распределенную маршрутизацию документов.

Система ЛЕТОГРАФ позволяет качественно улучшить работу с разнообразной информацией в организациях любых форм собственности и любого масштаба.

Я выражаю уверенность, что внедрение системы ЛЕТОГРАФ позволит не только качественно улучшить эффективность работы предприятия, но и существенно повысит контроль над деятельностью предприятия и снизит как временные, так и материальные затраты на поиск и управление корпоративной информацией.

Глеб Лукин,
Генеральный директор ЛЕТОГРАФ

Компоненты системы ЛЕТОГРАФ:

Корпоративный портал системы ЛЕТОГРАФ позволяет построить единое информационное пространство организации и предоставить сотрудникам доступ именно к той информации, которая им необходима для решения поставленных задач. Предусмотрена возможность персональной настройки рабочего пространства пользователя, с учетом его прав доступа и должностных обязанностей.

Многофункциональная система управления документами ЛЕТОГРАФ отвечает за документационное обеспечение бизнес-процессов, за счет своей гибкости может быть настроена на автоматизацию бизнес-процессов любой сложности, связанных с коллективной обработкой документов различного вида. Интегрированная с корпоративным порталом система управления документами обеспечивает максимальную экономию рабочего времени сотрудников организации при регистрации, рассылке и выполнении различных рутинных операций с документами.

Интеграционная платформа организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяет объединить различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство, настроить взаимодействие этих систем между собой, а также представлять результаты этого взаимодействия в виде документов системы ЛЕТОГРАФ.

Система потокового ввода документов и данных обрабатывает большое количество входящих документов на бумажном носителе, графических образов документов, факсов, документов, поступающих по электронной почте, и т.д., позволяет автоматически загрузить полученные документы в систему, тем самым позволяет сэкономить время, затрачиваемое при ручном вводе, и минимизировать количество возможных ошибок.

Единое хранилище информации обеспечивает быстрый поиск и навигацию по многомиллионным массивам документов. Использование поиска по ключевым словам и сложных поисковых запросов позволит сотрудникам организации практически мгновенно находить интересующую информацию.

Переход к электронному документообороту:
проблемы и пути решения

Введение

Переход к электронному документообороту и внедрение систем электронного документооборота (СЭД) сегодня становится все более актуальным. С какой целью большие и малые, государственные и коммерческие организации выбирают подобные системы?

Прежде всего, СЭД должна предоставлять механизмы для улучшения и упрощения управляемости организацией, способствовать осуществлению контроля исполнения поручений, предоставлять возможность в любой момент получить точную информацию о состоянии дел в организации, а также гарантировать актуальность и надежность предоставленной информации.

СЭД должна позволять создать единое информационное пространство организации и обеспечить единый централизованный доступ к корпоративной информации, тем самым повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников. Конечной целью внедрения СЭД является постепенный переход к электронному документообороту.

Системы электронного документооборота внедряются как в коммерческих, так и в государственных организациях. В государственных структурах документооборот, как правило, характеризуется следующими проблемами: огромное количество бумажных документов, перемещающихся по организации, тиражирование бумажных копий этих документов, невозможность получить информацию о нахождении того или иного документа, вследствие этого невозможность контролировать исполнение поручений в срок и значительные потери времени из-за несвоевременного исполнения данных поручений.

Что касается коммерческих организаций, то, помимо вышеперечисленных проблем, коммерческие структуры характеризуются изменяющимися требованиями бизнеса – изменяются типы документов, с которыми производится работа, изменяются схемы обработки этих документов и т.д.

Следовательно, внедряемая СЭД должна не только решать вышеперечисленные задачи, но и должна легко и быстро адаптироваться к новым требованиям бизнеса.

Предложение рынка

Что происходит на рынке корпоративных информационных систем? Спрос рождает предложение, и сегодня на российском рынке представлен целый спектр подобных систем и решений. Можно выделить два направления предлагаемых решений: «частные решения» и «платформы».

Для «частных решений» характерно то, что они легко устанавливаются, но не предоставляют возможности адаптации (пользователям приходится адаптировать свою работу под возможности системы, вместо того, чтобы использовать возможности системы в соответствии с собственными требованиями).

Второе направление - «платформы». Для разработки подобных систем требуется работа целой группы аналитиков и программистов, внедрение такой системы требует времени и существенных материальных затрат.

Наиболее востребована рынком гибкая и настраиваемая система, которая легко адаптируется для решения поставленной задачи без необходимости разработки программного кода. Именно такую систему представляет собой ЛЕТОГРАФ.

ЛЕТОГРАФ является «конструктором», состоит из настраиваемых компонент – функциональных модулей и шаблонов. ЛЕТОГРАФ легко адаптируется согласно требованиям конкретной организации. ЛЕТОГРАФ опирается на интеграционную платформу, что позволяет организовать взаимодействие с другими системами, используемыми в организации. ЛЕТОГРАФ представляет собой веб-решение, система устанавливается только на сервере, нет необходимости установки или настройки программного обеспечения на компьютерах пользователей. Для работы с системой пользователи используют обычный браузер.

Задачи электронного документооборота

Ниже мы рассмотрим ряд наиболее часто встречающихся задач и предложим их решения с помощью ЛЕТОГРАФ:

• Недостаточная автоматизация бизнес-процессов компании
• Низкая скорость подготовки решений
• Потеря управленческой информации
• Слабый контроль исполнения принятых решений
• Потеря времени при согласовании документов и передачи их на исполнение
• Отсутствие контроля доступа сотрудников к документам
• Неоправданные временные затраты на составление и обработку документов
• «Лоскутная» автоматизация
• Высокие издержки на поддержание системы

Автоматизация бизнес-процессов компании

Преимущества автоматизации ключевых и вспомогательных бизнес-процессов компаний очевидны: повышается эффективность управления компанией, улучшается исполнительская дисциплина сотрудников, достигается «прозрачность» бизнеса. В то же время автоматизация бизнес-процессов невозможна без построения эффективной системы управления документами, поскольку именно они обеспечивают информационную поддержку всех бизнес-процессов. Традиционно автоматизацию начинают с управления финансовыми потоками и управления персоналом. Далее следует учет входящей и исходящей корреспонденции. Между тем, «прозрачность» бизнеса обеспечивается именно за счет управления внутренними бизнес-процессами в рамках единой информационной системы.

Построение системы управления корпоративной информацией трудоемкий процесс, который должен учитывать особенности существующих корпоративных стандартов. ЛЕТОГРАФ позволяет создавать произвольное количество хранилищ документов, подготовить набор шаблонов документов, правил их обработки, нумерации и маршрутизации. Настройка решения для конкретного предприятия осуществляется без доработки программного кода.

Повышение скорости подготовки решений

Принятие управленческих решений основано на обработке входящей и исходящей корреспонденции, информации о контроле исполнения поручений и др. Если в компании недостаточно внимания уделяется построению единого информационного пространства, то временные затраты, необходимые для поиска информации, могут оказаться неприемлемыми, что влечет за собой задержку исполнения срочных поручений и утрату актуальности информации. 

ЛЕТОГРАФ позволяет организовать логически единое хранилище информации, составить библиотеку форм типовых решений, предоставляет широкие возможности по организации поиска информации и гибкий механизм построения отчетов.

ЛЕТОГРАФ позволяет организовать логически единое хранилище информации, составить библиотеку форм типовых решений, предоставляет широкие возможности по организации поиска информации и гибкий механизм построения отчетов.

Исключение возможности потери управленческой информации

Вопрос потери информации становится особо актуальным для компаний, переживающих процесс реорганизации или расширяющих свой бизнес. В таких условиях отсутствие комплексной регистрации, организации хранилища информации, ведение классификаторов и контроля работы над документами приводит к тому, что документы создаются и хранятся на рабочих местах сотрудников. Нередко сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или может произойти сбой аппаратного обеспечения локального рабочего места, в результате которого будут потеряны важные документы. Хранение и использование истории изменений документов в таких ситуациях становится практически невозможным.

  ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность надежного хранения информации, а также создания шаблонов документов любой структуры, ведения протокола обработки информации, управления версиями документов.

Контроль исполнения принятых решений

Существует два варианта осуществления контроля исполнительской дисциплины: «централизованный» и «децентрализованный». В первом случае одно подразделение или группа сотрудников отвечает за ведение информации об исполнении поручений, во втором каждый руководитель имеет возможность самостоятельно формировать поручения и контролировать их исполнение. Отсутствие единого хранилища информации и механизмов осуществления контроля исполнительской дисциплины влечет за собой следующие проблемы: нельзя своевременно получить информацию об исполнении контрольных документов, осуществить предупредительный контроль (уведомить исполнителя о наступлении срока контроля документов).

ЛЕТОГРАФ предоставляет широкие возможности по организации контроля исполнительской дисциплины: «Жесткая» и «свободная» маршрутизация документов, определение местоположения документа в реальном времени, автоматическое уведомление исполнителя о наступлении срока контроля документов, организация системы сообщений-напоминаний и обсуждения документа.

Экономия времени при согласовании документов и передаче их на исполнение

Процедуру согласования проходит большинство внутренних документов. Для документа составляется лист согласования, документ тиражируется, каждому согласующему лицу вручается отдельный экземпляр. При этом происходит потеря времени на размножение документов, формирование протокола передачи и, наконец, передачу документа «из рук в руки».

ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность перейти к безбумажной процедуре согласования документов, организовать параллельную, последовательную или смешанную маршрутизацию документов, автоматическую публикацию и обсуждение документов.

Контроль доступа сотрудников к документам

В каждой компании существует проблема работы с конфиденциальной информацией, разглашение которой может нанести ущерб ее деятельности или деятельности ее партнеров.

ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность разграничения прав доступа к любому объекту системы для пользователя, группы пользователей, а также в случае, если пользователь исполняет обязанности временно отсутствующего лица или не зарегистрирован в системе. ЛЕТОГРАФ позволяет удостоверить документы и их версии с помощью электронной цифровой подписи, а также осуществить шифрование информации.

Сокращение временных затрат на составление и обработку документов

В современных организациях возникают неоправданные временные затраты на составление и обработку документов, что в одних случаях вызвано невозможностью ведения единой базы шаблонов документов, в других – невозможностью своевременно изменить или дополнить шаблоны и правила обработки документов в условиях динамично развивающегося бизнеса.

ЛЕТОГРАФ позволяет эффективно организовать работу в рамках единого информационного пространства путем ведения произвольного количества шаблонов документов любой сложности, тиражирования документов на бланке, а также возможности осуществления потокового ввода документов и данных.

Решение задачи «лоскутной» автоматизации

Отсутствие единого решения в области управления документами приводит к тому, что в компании одновременно эксплуатируется большое количество приложений, автоматизирующих различные участки ее деятельности: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, заказ пропусков, учет телефонных переговоров и пр. Компания вынуждена содержать собственный штат службы поддержки подобных систем. Документация на системы, решающие «мелкие» задачи отсутствует, системы устаревают, обмен информацией между системами затруднен.



Решением проблемы является использование в компании единой системы и стандартов в области управления документами. ЛЕТОГРАФ предназначен для решения всех задачи управления информацией: от задач традиционного документооборота по регистрации входящих и исходящих документов, а также централизованного контроля исполнения, до реализации узкоспециализированных задач по построению и использованию хранилищ информации. Переход от решений специализированных задач в рамках разрозненных систем к единому решению может происходить поэтапно: сначала с помощью системы ЛЕТОГРАФ решаются неавтоматизированные задачи, затем последовательно происходит отказ от «лоскутных» решений.

Снижение издержек на сопровождение системы

Нередко представители крупных компаний, уже внедривших или в настоящее время внедряющих у себя системы документационного обеспечения, говорят, что покупка системы – это только первичные и не самые большие затраты. Главные расходы начинаются на этапе «подгонки» дорогой, но многофункциональной системы под особенности существующей структуры компании и ее текущие бизнес-процессы. Однако, если через некоторое время организационная структура компании меняется, или появляется новое направление и новые бизнес-процессы, то весь процесс наладки начинается снова. Это вынуждает компании постоянно содержать штат программистов, поддерживающих систему, либо делает их зависимыми от компании разработчика на весь срок эксплуатации системы.

Использование системы ЛЕТОГРАФ не требует применения навыков программирования и поэтому не приводит к дополнительным затратам на доработку и поддержание системы. Все настройки: создание хранилищ документов, разграничение прав доступа, настройка персональных страниц пользователя и пр., – осуществляются администратором системы или пользователем, имеющим соответствующие права доступа.

Преимущества внедрения системы ЛЕТОГРАФ

Переход к электронному документообороту позволяет учитывать все документы организации, обеспечивает быстрый поиск необходимых документов, обеспечивает сохранность и исключает возможность потери информации.

• ЛЕТОГРАФ позволяет решить все задачи традиционного документооборота, начиная от регистрации входящей корреспонденции, передачи документов по маршрутам, создания поручений по документам и контроля их исполнения, до публикации документов в хранилище или в архив организации.
• Руководители получат возможность в любой момент получить информацию о состоянии дел в организации, и смогут контролировать исполнение приказов. Тем самым повысится исполнительская дисциплина и улучшится управляемость организацией.
• ЛЕТОГРАФ способен предоставить централизованный доступ ко всей корпоративной информации и создать единое хранилище всех документов организации.
• Если в организации используется несколько систем, ЛЕТОГРАФ позволяет организовать обмен данными между этими системами, в том числе представить результат взаимодействия этих систем между собой в виде документов ЛЕТОГРАФ.
• Внедрение системы может происходить поэтапно: начав с автоматизации отдельных задач документооборота, со временем, организация может полностью отказаться от бумажного документооборота и работать с документами только в электронном виде, таким образом, полностью исключив возможность потери информации.

ЛЕТОГРАФ
107140, Россия, Москва,
ул. Верхняя Красносельская, д.3
Тел.: +7 (495) 980-55-29
e-mail: info@letograf.ru
www.letograf.ru

Шаблон документа

Карточка документа

Настройка страницы