Формализация и автоматизация бизнес-процессов и их приведение в соответствие с общепризнанными стандартами сейчас являются ключевым направлением мероприятий по повышению эффективности работы компаний в конкурентных условиях. Тенденция последнего времени – успешное развитие на российском рынке отечественных ИТ-продуктов, которые на равных конкурируют с зарубежными лидерами, не уступая им в функциональности и превосходя в степени адаптивности к местным реалиям. Один из таких примеров – программный продукт ЛЕТОГРАФ – новое слово в управлении документами и бизнес-процессами.

Информационные технологии на пути к предприятию реального времени

Осознание важности информационных технологий как средства снижения издержек, повышения прозрачности и управляемости бизнеса в целом стало неотъемлемой частью корпоративной политики большинства российских компаний, работающих на конкурентных рынках, вне зависимости от их размера. Как известно, сейчас рынок информационных технологий предлагает широкий спектр продуктов для решения задач по управлению бизнес-процессами – от полномасштабных комплексных информационных систем до продуктов, решающих частные задачи, например, управления взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок и т.д.

Особняком в этом ряду стоят системы управления документами. Как известно, никакая организация не может существовать без документов и содержащейся в них информации. Эффективное управление маршрутами их прохождения, правилами хранения и т.д. является нетривиальной задачей – у каждой организации существуют свои особенные бизнес-процессы в этой области. С точки зрения управления документами исторически существует три больших класса задач, которые реализуют системы электронного документооборота. Это хранение архивов документов, и основное здесь – возможность ведения больших баз файлов, управление архивами и т.д. Второй класс – групповая работа с документами, когда вперед выходят задачи согласования, обсуждения и т.д. Третий – это управление непосредственно бизнес-процессами – системой инициирования, прохождения, исполнения и контроля документов в организации.

Особую актуальность в последнее время получает задача управления документами и бизнес-процессами в режиме реального времени. Под давлением конкуренции компании вынуждены сокращать время выполнения бизнес-процессов и превращаться в «предприятия реального времени». Сокращение времени реакции на запросы клиентов и реструктуризация бизнеса вполне достижимы, но требуют использования специальных программных продуктов, функциональность которых позволяет достичь подобной скорости управления. Когда заходит речь об управлении предприятием в реальном времени, имеется в виду не просто использование некоего ПО, а стратегия управления предприятием. Эта стратегия нацелена на сокращение времени течения бизнес-процессов и революционные перемены в самом механизме работы компании через инновации в бизнес-процессах в реальном масштабе времени. Вообще говоря, концепция конкуренции во времени, то есть борьба за минимизацию времени отклика на запросы клиентов и вывод новых товаров на рынок, известна уже не первый год. Но реализовать эту модель посредством компьютерной автоматизации процессов пытаются сравнительно недавно.

Рынок предлагает

Тенденция сегодняшнего дня – если несколько лет назад можно было говорить, что существует четкое разделение систем по типам, например, WorkFlow и GroupWare, то сейчас разработчики стремятся к интеграции всех классов задач. И более того – сейчас электронный документооборот рассматривается гораздо шире упомянутых задач, включая в себя уже управление корпоративными знаниями. В рамках такой системы, которая строится на определенным образом организованных конгломератах документов, можно проводить аналитику и статистику, искать закономерности, например, определить, как сотрудники загружены на рабочем месте. Системы управления документооборотом начинают отвечать и за новые направления, например, управление системой качества на предприятии.

Как показывают отчеты аналитических компаний, рынок систем документооборота в России динамично растет. Спрос определяет предложение – сейчас можно найти уже несколько десятков названий продуктов, которые предлагают различную функциональность в сфере управления документами и процессами. Начать стоит с крупных систем, которые представляют собой не законченное решение, а платформу, которую в каждом случае необходимо дорабатывать и настраивать под нужды заказчика. Это западные игроки, и среди них – Documentum, Lotus и Hummingbird. Главная особенность такого подхода – клиент получает максимально адаптированный продукт, но эти системы весьма дороги, для их внедрения характерны длительные сроки предварительного обследования и установки. Другой «край» рынка систем документооборота – «коробочные» решения. Их отличает простая функциональность, они изначально настроены на решение базовых задач. Минусы здесь очевидны – заказчик не сможет внести изменения, адаптивно настроить ПО под свои нужды. В промежуточном сегменте, где системы обладают базовой функциональностью, но при этом позволяют настраивать себя под нужды конкретного заказчика, работает большинство игроков. Однако и здесь трудно найти единообразие – каждая из систем имеет свою функциональную или отраслевую специфику. Перечислим некоторые известные названия – Optima-Workflow, LanDocs, Directum, ЛЕТОГРАФ, «БОСС: Референт», «Эффект-Офис», Office Media, «Эскадо» и др.

В чем же необходимость?

Потребность в автоматизации документооборота заложена на уровне идеологии бизнеса – развитие и рост компании сопровождается такими факторами, как нарастание в геометрической прогрессии объема различного рода входящих и внутренних документов. Помимо чисто экономических затрат на бумагу и средства ее обслуживания (принтеры, копиры, факсы и т.п.), перед предприятием встает проблема потери времени, а вскоре и качества контроля за исполнением приказов и прохождением документов по маршрутам.
Среди неизбежных проблем здесь:

• накопление множества документов, назначение и источник которых не ясны;
• потеря части информации из-за ошибочного попадания не по назначению;
• создание нескольких копий одного документа в разных подразделениях;
• потеря рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• безвозвратная потеря около 6% документов;
• отсутствие прозрачности в работе с документами;
• переизбыток документов на бумажных носителях;
• и т.д.

Почему ЛЕТОГРАФ?

Особую нишу на рынке систем управления бизнес-процессов занимает система ЛЕТОГРАФ, разработанная одноименной компанией. Это решение появилось на рынке систем управления документами и бизнес-процессами сравнительно недавно. Впервые программный продукт был представлен на выставке SOFTOOL в 2004 году, сразу получив дипломы выставки в номинациях «Дебют года» и «Продукт года». Как говорят представители компании-разработчика, к созданию нового продукта их подтолкнуло наличие на рынке не занятой ниши – несмотря на широкий спектр продуктов для организации электронного документооборота на предприятиях, часть заказчиков оставалась неудовлетворенной функциональностью предлагаемых решений.

Сегодня компания «ЛЕТОГРАФ» предоставляет полный комплекс услуг по повышению конкурентоспособности организации и эффективности работы сотрудников клиентов за счет внедрения современных методов управления бизнес-процессами, перехода к безбумажной форме работы с информацией и управления электронными знаниями. Совместно с партнерами компания выполняет проекты «под ключ»: проводит обследование, осуществляет настройку и развертывание системы ЛЕТОГРАФ, разработку регламентов использования системы, обучение пользователей, а также интеграцию с корпоративными системами и сопровождение в режиме горячей линии.

Система ЛЕТОГРАФ – это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, способный поддерживать сложнейшие бизнес-процессы и обработку любых видов документов, существующих в крупных и средних организациях. На базе данного программного продукта специалисты компании предлагают различные решения по управлению документами и бизнес-процессами для удовлетворения различных потребностей вертикальных и горизонтальных сегментов.

Функциональность

Система ЛЕТОГРАФ представляет собой платформу для управления документами и информацией. Ее отличительной особенностью является гибкая архитектура и легкая конфигурация, которые позволяют решать различные цели в задаче управления информацией. ЛЕТОГРАФ позволяет организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и другие специализированные управленческие задачи (маршрутизация документов, распределенная работа, права доступа и т.д.).

Основные компоненты системы: многофункциональная система управления документами, система потокового ввода документов и данных, единое хранилище информации, интеграционная платформа, корпоративный портал. Соответственно, система предоставляет широчайшую функциональность для построения единого информационного пространства организации, документационного обеспечения бизнес-процессов, межсистемного взаимодействия, быстрого поиска и навигации по многомиллионным массивам документов.

Ключевой функциональностью системы ЛЕТОГРАФ в области управления бизнес-процессами организации является возможность реализации сквозных бизнес-процессов уровня «Потребитель – Поставщик», где потребитель и поставщик может являться: организацией, подразделением, человеком, оборудованием и т.п. Также ЛЕТОГРАФ способен обеспечить переход к управлению предприятием в режиме реального времени.

Гибкость

Отдельное внимание стоит уделить использованию при построении системы ЛЕТОГРАФ интеграционной платформы Ensemble, разработанной американской корпорацией InterSystems. Этот элемент достаточно важен, поскольку по сути именно на ее основе построены принципы формирования встроенного хранилища данных в системе. Использование встроенной интеграционной платформы Ensemble позволяет решить задачи внедрения ЛЕТОГРАФ в IT-инфраструктуру предприятия и автоматизации межсистемных бизнес-процессов, затрагивающих ЛЕТОГРАФ и другие информационные системы организации.

Уникальные возможности интеграционной платформы ЛЕТОГРАФ.Ансамбль позволяют решить целый ряд развернутых управленческих задач, в том числе создание единого информационного пространства организации путем объединения различных систем, возможность создавать собственные адаптеры и использовать готовые для взаимодействия с другими приложениями, многоплатформенность и поддержка гетерогенной среды. Стоит отметить, что при этом результаты взаимодействия различных систем в рамках единого информационного пространства могут быть представлены в виде документов ЛЕТОГРАФ, а из ЛЕТОГРАФ можно получить доступ к информации, хранящейся в других системах. Отличительные возможности системы – возможность реализации сквозных бизнес-процессов и интеграции всех информационных систем, развернутых ранее.

Интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ.Ансамбль также позволяет выполнять мониторинг бизнес-активности, который является результатом объединения задач оперативного бизнес-анализа и задач интеграции приложений в реальном времени, с целью сокращения задержек при управлении и выполнении критических бизнес-процессов предприятия. Широкие возможности взаимодействия, надежные средства обмена сообщениями и мощный инструментарий управления бизнес-процессами в сочетании с механизмом анализа данных в реальном времени делают ЛЕТОГРАФ.Ансамбль прекрасной платформой для современных предприятий.

Доступность

Что касается процесса внедрения системы ЛЕТОГРАФ на предприятии, то в среднем он длится 2 месяца. Минимальный же срок разработки и внедрения проекта может занимать порядка трех недель. В дальнейшем специалисты компании по желанию заказчика будут выполнять сопровождение проекта. Важным моментом являются широчайшие возможности по расширению функционала системы в ходе эксплуатации, при этом настройка новых модулей не требует дополнительного программирования и может быть выполнена силами специалистов заказчика.

В учебном центре компании проводятся курсы по изучению функциональных возможностей системы ЛЕТОГРАФ и созданию решений на ее основе. Партнерская программа компании позволяет партнерам успешно строить свой бизнес, максимально используя накопленный опыт и знания, опираясь на всестороннюю поддержку со стороны «ЛЕТОГРАФ».

На сегодняшний день среди партнеров компании можно отметить таких активных игроков рынка корпоративного программного обеспечения и ИТ-проектов, как компания «РБК Софт», группа компаний Софтлайн и многие другие. Руководство «ЛЕТОГРАФ» ведет активную работу по привлечению новых партнеров и расширению присутствия на региональных и международных рынках.

В свою очередь, клиентами компании являются как государственные предприятия, так и предприятия крупного и среднего бизнеса. Система ЛЕТОГРАФ может использоваться торговыми компаниями, поставщиками услуг, финансовыми организациями, компаниями-производителями, представительствами, розничными компаниями, нефтегазовыми и энергетическими компаниями, строительными и проектными организациями, а также издательскими домами, некоммерческими организациями и т.д. Фактически, ЛЕТОГРАФ предназначен для предприятий любой формы собственности и отраслевой принадлежности, заинтересованных в переходе к управлению документами и бизнес-процессами в режиме реального времени.

Соответствие требованиям заказчика

Оценка перспектив

Многие руководители ведущих западных компаний связывают будущее своей организации с предприятиями реального времени (RTE). За развитием индустрии RTE внимательно наблюдают ведущие ИТ-консультанты, включая специалистов фирмы Gartner. По результатам опроса руководителей ведущих мировых корпораций, более 20% из их числа относят технологии предприятий реального времени к пяти самым привлекательным инвестиционным областям.

Казалось бы, зачем мировым лидерам вкладывать миллионы долларов в реализацию функций RTE? Дело в том, что эти технологии позволяют снижать издержки, повышать качество продукции и производительность труда, принимать более обоснованные решения, полнее удовлетворять запросы клиентов и завоевывать их доверие, а в конечном итоге — выходить на лидирующие позиции в конкурентной борьбе.

Руководство компания «ЛЕТОГРАФ», понимая эту мировую тенденцию, уделяет особое внимание развитию одноименной системы, совершенствованию ее функций именно в разрезе управления предприятием в реальном времени. Рост числа проектов компании, целью которых выступает построение RTE-решения, демонстрирует справедливость мирового тренда и на российских рынках.