РЕШЕНИЕ НА ЛЕТОГРАФ:
Системы информационного обеспечения управления для Московского Завода по Ремонту Электроподвижного Состава (ЗАО «ЗРЭПС»).

«Система ЛЕТОГРАФ со своей модульной структурой, дающей гибкость настройки, возможностью доступа через Web-интерфейс, позволяющей работать в системе на территориально-распределенных площадках, стала для нас идеальным решением». Борис Макеев, Директор по автоматизации управления производственной деятельности ЗАО «ЗРЭПС»

«Проект автоматизации документооборота ЗРЭПС позволил нам продемонстрировать ключевые достоинства ЛЕТОГРАФ. За период работы над проектом мы смогли не только разработать решение, полностью соответствующее требованиям заказчика, но и внедрить его на предприятии. В настоящее время система ЛЕТОГРАФ используется абсолютно всеми сотрудниками, занятыми в бизнес-процессе документооборота завода. Именно этот результат мы считаем определяющим показателем успеха проекта». Глеб Лукин, к.ф.-м. н., генеральный директор «ЛЕТОГРАФ»

Автоматизация задач традиционного делопроизводства

Документы играют важную роль в деятельности предприятия. Они являются носителями информации и универсальным инструментом управления, обеспечивающим взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. В процессах создания, движения, обработки, распространения и хранения документов задействованы все участники бизнес-процессов - от рядовых сотрудников до руководителей.

Традиционное делопроизводство обеспечивает обработку огромных объемов информации. Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб по принятию быстрых решений.

Известно, что (данные Gartner Group) при "бумажном" документообороте с учетом затрат на выпуск цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов, и, что стоимость одного документа падает более чем на 10 долларов после внедрения систем автоматизации делопроизводства уже в течение первого года эксплуатации (в результате  сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения).

Проблемы «бумажного» документооборота

Организации, работающие с традиционными («бумажными») документами, сталкиваются с рядом общих проблем. При такой организации документооборота документы часто теряются, утрачивается их адресность и конфиденциальность, расходуется большое количество рабочего времени на поиск, подготовку, согласование и  формирование тематической подборки документов, тратится немало средств на бумагу и копирование документов, так как обычно создается несколько копий одного и того же документа.

Основные процессы традиционного делопроизводства

Задачи традиционного делопроизводства возникают в любой организации. В рамках автоматизации подобных задач, должны быть решены вопросы приема, передачи, регистрации, документирования (составления), разработки, рассылки и хранения документов. Решение задач позволяет обеспечить оперативность доступа к информации, упростить работу с документами, повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов.

В процессе обработки документ проходит следующие этапы: регистрация, наложение резолюции, исполнение, помещение в дело, помещение в хранилище (архив),  уничтожение. Исполняемый документ может также порождать новые документы. В ходе обработки документ может изменять свой статус в зависимости от осуществляемых над ним операций.

Согласно рекомендации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), головного научного центра страны по направлению деятельности, к функциям управления документацией организации, подлежащим первоочередной автоматизации с помощью информационных технологий относятся:

• прием, регистрация, учет, передача и поиск полученных документов;
• автоматизированный ввод и обработка документов (в том числе с использованием встроенных механизмов сканирования и, при необходимости, распознавания текста);
• маршрутизация документов;
• рассылка документов;
• контроль за исполнением документов;
• подготовка (в том числе совместное визирование) и выпуск документов;
• работа с хранилищами (библиотеками) документов;
• архивное хранение документов;
• выдача справок и отчетных документов;
• обработка, регистрация и учет отправленной корреспонденции;
• ведение папок рабочих документов подразделений;
• ведение нормативно-справочной информации.

Обработка входящих документов

Прием и регистрацию входящих документов осуществляет экспедиция (функции экспедиции могут быть переданы другому подразделению, например Общему отделу или Канцелярии). Процедура приема инициируется при поступлении документа в бумажном или электронном виде. На любой поступивший документ заводится регистрационно-контрольную карточку (РКК). Бумажный документ сканируется и (при необходимости) распознается. Дальнейшая работа осуществляется с его электронным отсканированным образом.

Сотрудник экспедиции оформляет РКК на поступивший документ: с помощью настроек определяет способ присвоения входящего номера, даты поступления, определяет вид документа (если он не указан явно), отправителя, адресата, заносит другие необходимые реквизиты. Если адресат (кому направлен документ) не указан явно, то он определяется в соответствии с тематикой документа.

Входящий документ считается зарегистрированным, когда ему присвоен входящий номер и в его электронную РКК занесены все необходимые реквизиты. После этого документ передается адресату для рассмотрения.

Исполнение документов

На основании РКК руководитель (или его секретарь, если он обладает достаточными полномочиями) формирует резолюцию на исполнение, которая вносится в карточку. В резолюции указывается предмет поручения, ответственный исполнитель, соисполнители и срок исполнения. При необходимости, формируется список для ознакомления.

Бумажный оригинал документа, при его наличии, получает секретарь (ответственный за делопроизводство) подразделения и помещает его в соответствующее дело. Данный факт фиксируется в соответствующем поле РКК.

Результатом исполнения может быть ознакомление с документом или создание нового документа. В процессе создания нового документа исполнитель может обращаться в архив за необходимыми документами.

При необходимости проводится согласование проекта документа с другими подразделениями. По завершении согласования ставится отметка о согласии или несогласии в электронной карточке. При наличии замечаний они отправляются исполнителю.

Подготовленный исполнителем документ помещается в электронную форму поручения руководителя и ставится отметка о выполнении. Руководитель ставит свою визу, подписывает или утверждает документ. Документ может последовательно визироваться несколькими руководителями различного ранга. После подписания (утверждения) документа секретарь регистрирует документ, один экземпляр отправляется в дело и снимает поручение с контроля. Если новый документ является ответом на входящий, то он, после подписания, в электронном виде, передается в экспедицию для отправки. При необходимости, общественно-значимый документ может помещаться на сайт Интернет или публиковаться в корпоративном Интранет-портале. Если это нормативный документ, то продолжается его согласование с внешними организациями. Новый документ должен быть зарегистрирован как исходящий.

Исполненный входящий документ, а также созданные новые документы помещаются в дело (хранилище) подразделения (электронное и бумажное). По истечении установленного срока хранения электронные и бумажные дела передаются в архив долговременного хранения.

Подготовка организационно-распорядительных документов

Подготовка нормативных документов может рассматриваться как продолжение процесса создания нового документа состоящее из дополнительных этапов по согласованию и регистрации. Такие документы последовательно согласуются с правовым и другими подразделениями внутри организации, затем с внешними организациями.

Решения, приказы, поручения Руководителя проходят последовательно всю технологическую схему обработки, начиная от подготовки текста документа до рассылки и контроля исполнения.

Отправка исходящей корреспонденции

Исходящий документ может быть в электронном или в бумажном виде, что зависит от возможности обмена с адресатом по электронной почте. Документу присваивается номер, который заносится в его электронную карточку, а на бумажном документе проставляется вручную или печатается.
Отправка документов осуществляется по возможности по электронным каналам связи. Если такой возможности нет, подписанные бумажные документы накапливаются в экспедиции и в определенное время отправляются установленными видами связи.

При необходимости рассылки бумажных копий, последние передаются в экспедицию.

Ведение архива

Архив (хранилище) электронных документов содержит документы, поступившие по электронной почте, разработанные исполнителями электронные документы, а также отсканированные бумажные документы (электронные образы документов).

Электронная обработка документов предоставляет возможность автоматизации большинства операций по классификации, поиску, доступу к справочной информации о документах и самим документам в оперативном архиве (хранилище) документов.

Результаты автоматизации задач традиционного делопроизводства

В результате автоматизации задач традиционного делопроизводства удается достичь:

• обеспечения надежного хранения информации;
• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
• сокращения времени исполнения поручений;
• повышения оперативности получения необходимой информации;
• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности предприятия.

О ЗАО «Завод по ремонту электроподвижного состава»

Более 60 лет своей производственной деятельности завод занимается капитальным и средним ремонтом вагонов метро и тяговых двигателей, ремонтом и формированием колесных пар, выпускает запасные части для подвижного состава, производит колесные пары не только для Московского метрополитена, но и для всех метрополитенов, которые эксплуатируют вагоны российского производства; является единственным их экспортером для метрополитенов стран СНГ и стран - бывших членов СЭВ. Кроме того, завод осуществляет проектирование и изготовление нестандартного оборудования, оснастки и различных мерителей, ведет по всем метрополитенам работы, связанные с разработкой прессформ для резинотехнических изделий.
www.zreps.ru

Информация о проекте:

В начале 2006 года успешно завершены работы по реализации комплексного проекта внедрения системы ЛЕТОГРАФ на ЗАО «ЗРЭПС». Перед специалистами компании «ЛЕТОГРАФ» стояла объемная и сложная задача автоматизировать ряд ключевых бизнес-процессов управления документами заказчика:

• Управление входящей и исходящей корреспонденцией.
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Управление внутренними документами.
• Построение корпоративного портала.

Процесс внедрения системы ЛЕТОГРАФ состоял из следующих основных этапов:

• Формирование требований. На этапе формирования требований было проведено обследование объекта автоматизации и обоснована необходимость создания системы.
• Разработка концепции. Заказчику были представлены варианты концепции создания системы, удовлетворяющей требованиям пользователей.
• Техническое задание. Разработано и утверждено техническое задание на создание системы.
• Эскизный проект. Разработаны предварительные проектные решения и проведена демонстрация Заказчику прототипа системы.
• Технорабочий проект. Проведена адаптация ЛЕТОГРАФ согласно требованиям, указанным в техническом задании, а также разработан комплект проектной документации.
• Ввод в действие. Проведены тренинги для персонала, пусконаладочные работы, предварительные испытания, а также опытная эксплуатация системы. По результатам опытной эксплуатации была проведена окончательная конфигурация системы с учетом высказанных замечаний и предложений. После проведения приемочных испытаний система передана в промышленную эксплуатацию.
  

Отличительной особенностью проекта является возможность конфигурации системы для решения специализированных управленческих задач силами специалистов заказчика. Для персонала завода был проведен ряд тренингов по управлению системой. В результате пройденного обучения сотрудники, не обладающие специализированными знаниями программистов, научились самостоятельно настраивать и развивать систему.



В системе зарегистрировано более 150 пользователей, более 15 видов документов (для каждого из которых разработана РКК и бизнес-процесс обработки), более 25 отчетов. Набор решаемых системой задач, а также отчетов, документов и бизнес-процессов постоянно расширяется.

Основные задачи

Основными требованиями к создаваемой системе были:

• обеспечение прозрачной системы контроля прохождения документов;
• адаптация системы к существующей практике работы с информацией и вовлечение в работу с системой всех пользователей завода;
• запуск системы на территориально удаленных филиалах завода.
• разработка решения, которое могло быть реализовано на имеющемся парке компьютерной техники завода.

Автоматизация управленческого документооборота

В рамках автоматизации задач управленческого документооборота были решены следующие задачи традиционного делопроизводства: управление входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами, создание единого хранилища информации.

Для регистрации документов используются РКК, которые содержат все первичные данные (корреспондент, вид документа, дата регистрации, регистрационный номер, краткое содержание документа, и т.д.), а также необходимую информацию о местонахождении и истории изменений документа. К РКК может быть присоединен отсканированный электронный образ документа.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой.

Каждый создаваемый документ автоматически рубрицируется (ссылка на документ автоматически размещается в соответствующем разделе справочника), что значительно облегчает навигацию по хранилищу документов.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. Правила нумерации определяются индивидуально для каждого вида документов. Для удобства пользователей предусмотрена возможность выбора даты из календаря и автоматическая подстановка значений при выборе элементов справочника. При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа с автоматическим присоединением его к РКК.

Для автоматизации управленческого документооборота были использованы стандартные функциональные возможности системы ЛЕТОГРАФ: организация хранения и представления документов, нумерация, классификация, сканирование, маршрутизация и пр.

Повышение контроля исполнительской дисциплины

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. Дальнейшая работа с документом может вестись полностью в электронном виде.

Руководителем документ рассматривается как в бумажном, так и в электронном виде. На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ ставится на контроль с назначением исполнителей поручений и сроков. Исполнитель по резолюции может передать поручение другому пользователю (организовать дерево резолюций).

Для автоматизации управленческого документооборота были использованы стандартные функциональные возможности ЛЕТОГРАФ: контроль исполнительской дисциплины (резолюции), маршрутизация, рассылка, нотификация, версионный контроль, история изменений документа и пр.

Создание единого информационного пространства

Задача создания единого информационного пространства организации является расширением задачи традиционного делопроизводства.

ЗАО «ЗРЭПС» расположено на двух территориально распределенных площадках, использование системы ЛЕТОГРАФ позволило реализовать единую регистрацию и нумерацию документов и исключить дублирование информации. В настоящее время система ЛЕТОГРАФ установлена на центральной площадке, доступ пользователей обеспечивается по локальной сети с помощью интернет-браузера.

Организация новостных лент, тематических форумов, публикации различных материалов, используемых сотрудниками организации в своей повседневной работе, возможность персональной настройки рабочего пространства каждого сотрудника призваны повысить продуктивность труда сотрудников и снизить временные затраты на выполнение рутинных операций.

Для решения задачи создания единого информационного пространства были использованы стандартные функциональные возможности системы ЛЕТОГРАФ: новостная лента, тематический форум, автоматическая публикация, ссылки на внешние ресурсы, а также системная  возможность интеграции ЛЕТОГРАФ c промышленно - эксплуатируемой на ЗАО «ЗРЭПС» корпоративной системой управления R7.

Предоставления актуальной информации о ходе исполнения бизнес-процессов

С момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Система осуществляет полнотекстовый поиск по реквизитам и содержимому документов.
В системе предусмотрено множество аналитических отчетов, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Журналы регистрации документов, Перечни документов, Отчет об исполнении контрольных документов и пр.

Для решения задачи предоставления актуальной информации о ходе исполнения бизнес-процессов были использованы стандартные функциональные возможности системы ЛЕТОГРАФ: поиск, формирование отчетов, ведение истории изменений документа, определение местоположения документа и пр.

Преимущества

Внедрение системы ЛЕТОГРАФ на ЗАО «ЗРЭПС» позволило:

• Решить задачи управленческого документооборота (регистрация документов, контроль исполнения документов, создание хранилища информации, создание корпоративного портала).
• Повысить уровень дисциплины во всех подразделениях ЗРЭПС (сотрудники ежедневно получают информацию о поступивших для исполнения документах, руководство может ежедневно контролировать исполнение приказов и распоряжений, указаний и резолюций).
• Реализовать единый документооборот для двух территориально удаленных площадок завода.
• Повысить эффективность деятельности завода за счет возможности предоставления актуальной информации о ходе исполнения бизнес-процессов в режиме реального времени