РЕШЕНИЕ НА ОСНОВЕ ЛЕТОГРАФ:
Применение ЛЕТОГРАФ для эффективного управления сложными проектами компании РТА-Инжиниринг.

«В связи с ростом количества проектов и их сложности был затруднен контроль объема и скорости выполнения работ различными подразделениями. Принципиальным для нас являлось обеспечение полной прозрачности бизнес-процессов обработки заявок. Внедрение системы ЛЕТОГРАФ позволило полностью отказаться от работы с бумажными документами, повысить качество и оперативность реализации сложных проектов. Выбор системы ЛЕТОГРАФ обусловлен ее гибкостью и наличием отвечающих нашим требованиям функциональных возможностей. Специалисты компании ЛЕТОГРАФ смогли обеспечить настройку системы в полном соответствии с нашими пожеланиями». Юрий Зинченко, Технический директор РТА-Инжиниринг.

«Проект для РТА-Инжиниринг наглядно продемонстрировал преимущества реализованных в системе ЛЕТОГРАФ подходов – гибкость настройки и возможность расширения функциональности системы без программирования. Для успешной реализации проекта были использованы механизмы системы, обеспечивающие коллективную работу пользователей с электронными документами и автоматизирующие сложные бизнес-процессы компании. Мы рады, что ЛЕТОГРАФ помог повысить эффективность управления компанией и уменьшить сроки реализации проектов для клиентов». Глеб Лукин, Генеральный директор компании ЛЕТОГРАФ.

Компоненты системы ЛЕТОГРАФ:

Корпоративный портал системы ЛЕТОГРАФ позволяет построить единое информационное пространство организации и предоставить сотрудникам доступ именно к той информации, которая им необходима для решения поставленных задач. Предусмотрена возможность персональной настройки рабочего пространства пользователя, с учетом его прав доступа и должностных обязанностей.

Многофункциональная система управления документами ЛЕТОГРАФ отвечает за документационное обеспечение бизнес-процессов, за счет своей гибкости может быть настроена на автоматизацию бизнес-процессов любой сложности, связанных с коллективной обработкой документов различного вида. Интегрированная с корпоративным порталом система управления документами обеспечивает максимальную экономию рабочего времени сотрудников организации при регистрации, рассылке и выполнении различных рутинных операций с документами.

Интеграционная платформа организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяет объединить различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство, настроить взаимодействие этих систем между собой, а также представлять результаты этого взаимодействия в виде документов системы ЛЕТОГРАФ.

Система потокового ввода документов и данных обрабатывает большое количество входящих документов на бумажном носителе, графических образов документов, факсов, документов, поступающих по электронной почте, и т.д., позволяет автоматически загрузить полученные документы в систему, тем самым позволяет сэкономить время, затрачиваемое при ручном вводе, и минимизировать количество возможных ошибок.

Единое хранилище информации обеспечивает быстрый поиск и навигацию по многомиллионным массивам документов. Использование поиска по ключевым словам и сложных поисковых запросов позволит сотрудникам организации практически мгновенно находить интересующую информацию.

При современном количестве документов актуальность автоматизации корпоративного документооборота не могут не признавать даже скептики. Однако наиболее остро эта проблема ощущается, когда бизнес начинает стремительно расти, а привычные средства документооборота не успевают за его динамикой.

Компания РТА-Инжиниринг специализируется на уникальных задачах проектирования и оснащения информационными и мультимедийными системами отображения информации залов совещаний и переговорных комнат, конференц и конгресс-залов, диспетчерских, пунктов управления, учебных центров и пр. Согласно внутренним бизнес-процедурам РТА-Инжиниринг для заказчиков точкой входа в компанию являются менеджеры и именно на них лежит ответственность за реализацию того или иного проекта.

В то же время для успешной реализации проектов менеджерам необходим доступ к информации о состоянии подконтрольных им проектов: когда будет заказано оборудование, когда бригада монтажников может приступать к работе на объекте, и в каком состоянии находится сам объект, оплачены ли текущие счета, подписаны ли документы и пр.

На момент осознания проблемы с управлением документами в компании никаких других специализированных средств кроме программы электронной почты Outlook и электронных таблиц Excel не было. В результате, для того чтобы понять, что происходит с проектами, менеджер был вынужден по телефону связываться с различными объектами и подрядчиками, а объем потока заказов от клиентов стал превышать возможности обычных электронных таблиц или текстовых редакторов. Нельзя сказать, что это приводило к потерям и убыткам компании, но случаи нескоординированных действий персонала и неадекватной работы с заказчиками случались: бригады монтажников могли потерять время из-за неточно указанного адреса или не иметь информации о приоритетности работ. В итоге клиенту приходилось ждать, что не лучшим образом сказывалось на отношениях с компанией.

Кроме того, в оперативной информации о состоянии дел в компании нуждалось и руководство РТА-Инжиниринг. Она необходима для того, чтобы понимать уровень загрузки менеджеров, потребность в найме новых сотрудников из-за перезагрузки существующего персонала, или наоборот необходимость кого-то сократить. А получить эту информацию руководители могли только у менеджеров, которые и так заняты текущими проблемами.

Таким образом, исходя из этих абсолютно практических соображений в РТА-Инжиниринг пришли к пониманию того, что компания нуждается в автоматизированной системе, способной решить возникшие проблемы.

От простого к доступному

Когда в 2004 году руководство РТА-Инжиниринг пришло к окончательному пониманию необходимости автоматизации основных бизнес-процессов компании, на выставку Softool незамедлительно был направлен ИТ-специалист. В рамках этого представительного на отечественном рынке ИТ-форума была собрана информация о всех предложениях систем управления документами, которые были представлены на тот момент. В течение следующего года к этим решениям пристально присматривались, в тоже время анализируя возможность написания программного обеспечения своими силами.

Благодаря тому, что в РТА-Инжиниринг ИТ-специалистам и системным администраторам приходилось дописывать настройки к некоторым программам, возникло желание настроить их так, чтобы они могли оперативно предоставлять руководству необходимую информацию и данные. Однако от этого пути развития решили отказаться, так как посчитали его неразумным. Настройки офисных программ это одно, а для решения поставленной задачи квалификации своих программистов могло не хватить. Идея взять в штат еще одного программиста была отвергнута по двум причинам: во-первых, возникали дополнительные постоянные расходы, а во-вторых, в этом случае появлялась вероятность попасть в зависимость от этого специалиста. Прекрасно понимая совокупность перечисленных выше факторов, руководство РТА-Инжиниринг пришло к выводу о необходимости внедрения промышленного решения, которое могло автоматизировать конкретные задачи – контроль исполнительской дисциплины и обработку процесса выполнения заявок.

Чтобы избежать временных и финансовых потерь при преодолении глобальных сверхзадач, было решено начать с автоматизации двух перечисленных выше проблем. Руководству компании было необходимо отслеживать заявку, поступившую от клиента, ее состояние в любое время и на любом этапе реализации работ, чтобы отделы на основании этой заявки получали свои задания, а менеджеры и руководство получали необходимые им отчеты, на основании которых могли бы видеть ситуацию в компании.

Основными требованиями к создаваемой системе были:

• обеспечение прозрачности бизнес-процессов, связанных с реализацией комплексных проектов;
• организация взаимодействия отделов предприятия при работе над проектами;
• снижение ежедневной рутинной нагрузки на сотрудников;
• повышение ответственности сотрудников при выполнении поставленных задач;
• обеспечение внедрения электронного документооборота и управления знаниями.

Простая и понятная задача. Но только на первый взгляд

Когда руководство компании РТА-Инжиниринг решило отказаться от самостоятельных разработок, выяснилось, что готовых программных продуктов, автоматизирующих процесс прохождения клиентских заявок, на рынке еще нет. Крупные игроки рынка посчитали эту задачу слишком специфической и не стоящей усилий по разработке. Строго говоря, под эту задачу у них должен был быть уникальный проект. Теоретически, крупные программные продукты можно настроить для решения подобной задачи, но это требует отдельного программирования, а, следовательно, будет стоить гораздо больших денег, в то время как компания была ориентирована на разумные издержки.

В результате, выбор решения пришлось сфокусировать в основном на разработках молодых компаний, не увеличивающих стоимость продукта за счет раскрученного бренда, и способных в рамках ограниченного бюджета выполнить настройки своей системы под требования РТА-Инжиниринг. В итоге, выбор поставщика решения был сделан в пользу компании ЛЕТОГРАФ, динамично развивающейся российской компании, разработчика ПО для государственных и коммерческих организаций.

Определяющим при выборе в пользу ЛЕТОГРАФ стало то, что разработчики системы смогли предложить решение, средствами которого можно было легко решить задачу РТА-Инжиниринг. Кроме того, в процессе эксплуатации заказчик самостоятельно мог бы настраивать конфигурацию под свои требования без сложного программирования и, соответственно, затрат на программные разработки. С другой стороны, ЛЕТОГРАФ не предлагал решить эту задачу «с нуля», а опирался на разработанный компанией программный продукт - одноименную систему управления документами. Необходимые настройки в систему должны были быть внесены после обследования предприятия.

На пути внедрения

Переговоры РТА-Инжиниринг и ЛЕТОГРАФ начались в ноябре 2005 года, а в декабре стороны уже приступили к работам. В течении недели было проведено обследование предприятия, и до Нового года был выдан прототип системы, некая бета–версия, в которой были реализованы требования, полученные в результате обследования. Таким образом, сразу после новогодних праздников в распоряжении у РТА-Инжиниринг была система, которую можно было начинать тестировать в режиме опытной эксплуатации.
Задолго до внедрения в компании были разработаны ключевые требования к функциональности системы, на основе которых и были выполнены первичные настройки ЛЕТОГРАФ. Согласно данному перечню и результатам проведенного обследования предприятия было понятно, кто из сотрудников и в какие сроки, какие данные и кому должен передавать или предоставлять.

Теоретически, в компании существовали нормальные, адекватные и понятные с общей точки зрения бизнес-процессы. Но когда на основе формализованного перечня требований начала осуществляться настройка системы ЛЕТОГРАФ под запросы заказчика, был выявлен ряд неточностей. Дело в том, что первоначальное экспресс-обследование помогло определить только соответствие реальной ситуации требованиям, но при этом остался ряд неохваченных вопросов, о которых просто не рассказывали интервьюируемые. Например, что прохождение накладной стоимостью свыше определенной суммы осуществляется по другому маршруту. Подобные исключительные моменты не были упомянуты в ходе предпроектного обследования и могли быть выявлены только в процессе опытной эксплуатации системы.

В результате, после запуска всех основных бизнес-процессов в автоматизированном режиме, заказчику стало ясно, что происходит что-то не то. Например, менеджер отсылает документ руководителю, а только потом в отделы, в отличие от той схемы, которая была описана в перечне требований и пр. Фактически, формализованное описание задачи расходилось с жизнью, но понять это можно было только на работающей системе.

Предстояло перенастраивать маршруты. Но большого разочарования у участников проекта это не вызвало, так как базовую архитектуру системы ЛЕТОГРАФ выгодно отличает такое качество как гибкость. Тем не менее, чтобы избежать повторных ошибок в маршрутизации бизнес-процессов, пришлось провести повторное микрообследование, по результатам которого нужно было реализовать иные маршруты движения документов, которые полностью соответствовали реальному состоянию дел на предприятии.

По результатам обследования были описаны основные бизнес-процессы управления заявками клиентов и реализации проектов, в том числе:

• регистрация и обработка входящей заявки;
• организация выезда группы специалистов к заказчику для обследования;
• подготовка технической документации;
• определение и заказ необходимого оборудования;
• выставление счетов заказчику и контроль платежей;
• организация выезда специалистов для монтажа и наладки оборудования;
• сдача-приемка работ.

Важным моментом являлись различные схемы выполнения бизнес-процессов в зависимости от требований клиентов и результатов работы проектной команды. В результате в апреле 2006 г. система ЛЕТОГРАФ была принята к промышленной эксплуатации в компании РТА-Инжиниринг.

В ходе реализации проекта была создана система, формирующая единое информационное пространство для всех подразделений компании, включающее в себя механизмы управления прохождением документов, систему коллективной обработки информации, аналитическую систему и систему контроля работы сотрудников.

В настоящее время система предоставляет важную информацию и помогает в работе на всех уровнях деятельности компании. Руководство компании в режиме реального времени получает полную картину участия сотрудников компании в бизнес-процессах. Система предоставляет информацию по заявкам, этапам выполнения и ответственным сотрудникам на определенный момент времени. Менеджеры по работе с клиентами получают актуальную информацию по этапам реализации проекта и способны своевременно информировать заказчика о ходе выполнения его заявки. Система помогает в работе и специалистам различных подразделений, которые могут оперативно оценить количество заявок, находящихся на обработке в их отделе, эффективно планировать и выполнять порученную им работу, сократить потерю времени на выполнении рутинных операций.

Эксплуатация и поддержка

В РТА-Инжиниринг с системой ЛЕТОГРАФ в настоящее время работают более тридцати активных пользователей. Расширение системы следует ожидать прежде всего за счет приобретения дополнительных лицензий для большего количества одновременных подключений пользователей к базе данных. Чем интенсивней будет происходить работа, тем больше нужно будет лицензий.

В процессе внедрения, для удобства работы с системой был подготовлен комплект документов. Опыт внедрения ЛЕТОГРАФ говорит о том, что система интуитивно понятна пользователям, не требует дополнительно сложного программирования, так как настройки выполняются путем конфигурации. Этим искусством владеют ИТ-специалисты и продвинутые пользователи после трехдневного курса. Дальнейшая поддержка системы происходит путем дистанционных консультаций.

Отдельного внимания заслуживает описание реализованной в системе функциональности. В процессе обработки поступающие заявки проходят этапы регистрации, наложения резолюции, исполнения, помещения в дело, помещения в хранилище (архив), уничтожения и пр. Исполняемый документ может также порождать новые документы. В ходе обработки заявка может изменять свой статус в зависимости от осуществляемых над ней операций.

Из общего списка функционала системы ЛЕТОГРАФ (более 50 функций) для решения задач, стоявших перед РТА-Инжиниринг, были востребованы прежде всего функции маршрутизации, рассылки и формирование отчетов. Эти функции потребовались для того, чтобы адаптировать ЛЕТОГРАФ под требования заказчика. Однако, остальные функции, например, сканирование, классификация информации, новостная лента и пр. открыты и доступны для пользователей, а по мере возникновения других потребностей пользователи могут самостоятельно их настроить надлежащим образом. По оценке специалистов компании ЛЕТОГРАФ, любое решение в системе может быть осуществлено путем несложных настроек и реализовано в течение 1-2 человека/дней.

Заключение

Несмотря на то, что порог вхождения на рынок решения документооборота достаточно высок и появление новых крупных игроков маловероятно, в то же время на этом рынке сложилась странная с точки зрения заказчика ситуация. Разработчики избалованы вниманием крупных корпоративных клиентов и не способны удовлетворить потребности среднего бизнеса в рамках ограниченного бюджета. Им предлагают решать свои задачи путем настроек своих уже готовых систем перенасыщенных избыточным функционалом. А это означает, что и аппаратная платформа для развертывания их систем должна быть больше и дороже, и для самих настроек приходится привлекать дорогостоящих консультантов и программистов. В результате решение простой задачи обходится представителям среднего бизнеса в крупную сумму.

На этом фоне деятельность компании ЛЕТОГРАФ отличает стремление накапливать опыт реализации сложных отраслевых проектов. Данный путь позволяет компании предлагать заказчикам специализированные индивидуальные решения, которые не приводят к утяжелению системы и значительному росту стоимости внедрения. ЛЕТОГРАФ заинтересован в сотрудничестве с предприятиями как крупного, так и среднего бизнеса, ставящими интересные задачи, которые позволяют в полной мере проявить уникальные достоинства системы в виде гибкости и простоты клиентских настроек.