Внедрение системы ЛЕТОГРАФ в Главном управлении федеральной регистрационной службы по Краснодарскому краю.

	«Работа с крупными государственными учреждениями — одно из стратегических направлений деятельности компании «ЛЕТОГРАФ». Выбор в качестве основы решения по автоматизации документооборота ГУ ФРС по Краснодарскому краю РФ системы ЛЕТОГРАФ прекрасно демонстрирует ее достоинства: скорость внедрения, гибкость настроек и широкую функциональность». Глеб Лукин, к.ф.-м. н., генеральный директор «ЛЕТОГРАФ»
	«Система электронного документооборота значительно ускоряет обработку документов и повышает дисциплину исполнителей. Она также улучшает прозрачность бизнес_процессов и позволяет упорядочить загрузку сотрудников». Елена Давыдова, руководитель отдела «Делопроизводство» ГУ ФРС по Краснодарскому краю

Постановка задачи

К началу 2006 года функционирование системы документооборота Главного Управления Федеральной Регистрационной Службы (ГУ ФРС) по Краснодарскому краю РФ, которое насчитывает около 50 территориально удаленных филиалов, оказалось неэффективным. С одной стороны, критически вырос объем документооборота (более 150 тысяч входящих документов в год), с другой стороны, с каждым днем все актуальнее становилась задача административной реформы. Существовавшая на тот момент система электронного документооборота (СЭД) не удовлетворяла требованиям современного документооборота по скорости и функциональности.
На момент осознания проблемы в организации не было единого решения по обеспечению управления документами и бизнес_процессами для всех подразделений. На уровне подразделений происходила «лоскутная» автоматизация — внедрялись некие программы, решающие локальные задачи. Почти все они были разработаны силами сотрудников ГУ ФРС. Имевшиеся системы учитывали входящие/исходящие документы, не позволяя осуществлять контроль исполнения поручений и маршрутизацию документов в рамках принятых в Управлении бизнес_процессов.
Таким образом, задача создания единого информационного пространства ГУ ФРС означала необходимость выбора и внедрения системы управления документами промышленного масштаба, которая позволит решить широкий круг постоянно возникающих задач. Выбранное решение должно было обеспечить прозрачность документооборота в масштабе Управления и всех территориально удаленных филиалов, т.е. предоставлять полную информацию о маршрутах и этапах прохождения документов внутри организации.

Выбор в пользу ЛЕТОГРАФ

Решение об автоматизации процессов документооборота ГУ ФРС по Краснодарскому краю было принято в начале 2006 года. Выполнение технологических работ и предоставление услуг по внедрению и вводу в эксплуатацию СЭД в центральном аппарате и в территориальных отделах ГУ ФРС проводила компания «ЛЕТОГРАФ» — российский разработчик систем управления документами и бизнес-процессами для государственных и коммерческих организаций. В качестве программной платформы была выбрана одноименная система управления документами и бизнес-процессами.
   Выбор системы для внедрения осуществлялся по многим критериям.
1.      Система должна обеспечить широкие возможности настройки и адаптации под требования Управления, т.е. иметь значительный потенциал к расширению функциональности и количества рабочих мест.
2.      Разумные сроки внедрения и возможность донастройки системы силами специалистов заказчика, прошедших соответствующее обучение, без привлечения консультантов.
3.      Промышленная система управления документами и бизнес-процессами должна обеспечить организацию единого информационного пространства для работы с внутренними документами Управления. Каждый заинтересованный сотрудник должен иметь доступ
к информации по документу: кем и когда создан, кем рассматривался, на какой стадии рассмотрения находится, какие решения по нему приняты и т.д.
4.      Все названные требования должны выполняться при существующем объеме более 150 тысяч входящих документов в год и перспективе его роста.

В результате сравнения ряда программных решений, существующих в настоящее время на рынке, решение на платформе ЛЕТОГРАФ было признано достаточно целостным с точки зрения стоящих задач и существующих требований и ограничений. Дополнительный аргумент в пользу системы ЛЕТОГРАФ — опыт успешных проектов внедрения, в рамках которых были развернуты функциональные компоненты системы: корпоративный портал, единое хранилище данных, интеграционная платформа и т.д.
Этот опыт позволил представителям компании «ЛЕТОГРАФ» обеспечить быструю настройку системы, возможность удаленной работы, обработку огромного количества документов, широкие возможности масштабируемости системы и прочее. Важно, что система позволяет вносить изменения без необходимости централизованного перезапуска или остановки. Новые поля добавляются в систему простым нажатием кнопки, а при очередном обращении к той или иной операции возможности системы будут расширены. Аналогичная функциональность в других системах предполагает участие в процессе консультантов, рабочее время которых стоит достаточно дорого, что повышает стоимость владения системой, в то время как ЛЕТОГРАФ позволяет производить настройки с единого сервера, а webинтерфейс обеспечивает удаленную поддержку самой системы и пользователей в филиалах. В результате заказчику не нужно устанавливать серверы ЛЕТОГРАФ «на местах» и искать региональных специалистов по обслуживанию и администрированию системы.
Для Управления было важно, что в избранной системе предусмотрена возможность использования web-решения: система развернута на центральном сервере, к которому обращаются все территориальные подразделения.

Первый этап внедрения

В июне — июле 2006 г. специалисты компании «ЛЕТОГРАФ» провели работы по первому этапу проекта внедрения системы управления документами и бизнес_процессами ГУ ФРС по Краснодарскому краю РФ. В рамках этого этапа было проведено комплексное обследование существующих систем и процессов документооборота заказчика, в том числе:
  •   управление входящей/исходящей корреспонденцией
  •   контроль исполнительской дисциплины.
В обследовании предприятия заказчика также принимали участие представители Всероссийского научно_исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), с которым компанию «ЛЕТОГРАФ» связывают крепкие партнерские отношения. Это партнерство сыграло положительную роль и при выборе внедряемого решения: государственные учреждения имеют определенную специфику бизнес-процессов и соблюдения нормативов в области документооборота, а система ЛЕТОГРАФ включает в себя последние методологические разработки ВНИИДАД по обеспечению требований делопроизводства, ведению истории работы с документами, документационному обеспечению бизнес_процессов, подготовке нормативноправовых документов, предархивной обработке документов, ведению архива организации. Кроме того, рекомендованный ВНИИДАД состав групп пользователей помогает начать работу с системой всем категориям заинтересованных лиц, а типовая инструкция по организации делопроизводства, разработанная специалистами ВНИИДАД, позволяет использовать накопленный опыт по систематизации документационного обеспечения управления.

Обследование проводилось в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 15489_2001 «Information and documentation — Records management» («Информация и документация — Управление документацией»): с использованием методов системного анализа, частных методов изучения (систематизация, анализ, сопоставление), методов непосредственного наблюдения, интервьюирования, графического сопоставления, унификации, стандартизации, экспертных оценок и т.д.

1. Предварительное обследование организации — определение административной структуры организации, целей и сферы ее деятельности, внешней среды (правовой, деловой, политической). При этом выявлены основные факторы, которые вызывают необходимость создания и хранения документации.
2. Анализ управленческой деятельности организации — определение управленческих процессов, которые сопровождаются документами.
3. Определение состава требований к созданию, получению и хранению документов. Прежде всего был выявлен состав нормативных актов, требования которых обязательно принимаются во внимание при работе с документами в данной конкретной организации, т.е. учитываются требования соответствующих международных, национальных и корпоративных стандартов, нормативных актов государственных служб, осуществляющих управление документацией (архивных органов), решений судебных органов и т.д.
4. Непосредственная оценка существующей системы управления документацией с целью ликвидации несоответствия между установленными требованиями к управлению документацией в организации и возможностями имеющихся информационных систем, обеспечить основу для модернизации действующей системы управления документацией.

В течение нескольких недель было проведено анкетирование и интервьюирование ключевых сотрудников в ГУ ФРС в Краснодаре. Выбор методов интервьюирования, анкетирования и непосредственного наблюдения был обусловлен их экономичностью, то есть предоставляемой этими методами возможностью в короткие сроки получить большой объем сведений.
Также была осуществлена миграция данных и настройка системы ЛЕТОГРАФ в соответствии с индивидуальными требованиями заказчика. При этом все работы выполнялись специалистами «ЛЕТОГРАФ» дистанционно (из московского офиса компании).
Благодаря слаженной работе специалистов исполнителя и активному участию руководства Управления первый этап был успешно реализован в достаточно сжатые сроки. Основной результат — формулировка технического задания и разработка проектного решения.

Второй этап внедрения

На данном этапе (август_октябрь 2006 г.) к работе в системе подключились все отделы ГУ ФРС. Важно отметить, что в системе ЛЕТОГРАФ не существует понятий «АРМ пользователя» и «АРМ администратора»: функциональность каждого рабочего места в системе зависит лишь от прав доступа конкретного сотрудника. Поэтому территориально настройки системы можно осуществлять с любого компьютера, где установлен Интернет_браузер и имеется доступ к серверу, на котором развернута система. Хотя установку системы можно было реализовать с помощью удаленного доступа без выезда специалистов исполнителя, проект внедрения включал обучение местных администраторов системы (в Краснодаре), для чего был необходим личный контакт. Однако в дальнейшем большая доля задач по администрированию системы выполнялась через Интернет с рабочих мест специалистов ЛЕТОГРАФ в Москве.
  В итоге были выполнены следующие работы:
1.      Автоматизация работы со всеми видами документов: входящей/исходящей корреспонденцией, приказами по личному составу, служебными записками и обращениями граждан.
2.      Решение задач управления бизнеспроцессами и контроля исполнительской дисциплины.
3.      Автоматизация получения различных видов отчетов (по временному срезу, ответственным лицам и т.д.).
4.      Реализации набора справочников и классификаторов, значительно ускоряющего ввод документов.
5.      Автоматизация получения сопроводительных документов (описей, списков передачи, журналов регистрации и т.д.), сокращающая время обработки документов.

К настоящему времени в системе ЛЕТОГРАФ активно работают все подразделения (более 30 отделов) ГУ ФРС по Краснодарскому краю. Всего зарегистрировано более 160 пользователей: руководители, исполнители, делопроизводители и т.д.
Отдельного внимания заслуживает участок поточного сканирования всей входящей/исходящий корреспонденции Управления, созданный в рамках второго этапа внедрения.

Участок потокового сканирования

Участок функционирует на базе технологий ABBYY Recognition Server 1.0, интегрированных в систему управления документами и бизнес_процессами ЛЕТОГРАФ, и позволяет:

• управлять потоком документов в масштабах организации;
• быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;
• автоматизировать импорт/экспорт в формате PDF и распознавание документов;
• автоматически передавать обработанную информацию в различные компоненты ЛЕТОГРАФ (например, в архив или на корпоративный портал).

Безбумажное будущее

В настоящее время в ГУ ФРС по Краснодарскому краю система успешно внедрена и используется на уровне отделов, начинаются работы по тиражированию решения в региональные филиалы заказчика (порядка 50 филиалов).
Специалисты заказчика подключают региональные филиалы к центральному серверу ЛЕТОГРАФ в Краснодаре, планируя завершить эту работу к концу 2006 г. Важно, что для подключения нужен только канал связи, а все административные функции будут выполнять специалисты, работающие в центральном отделении.
Требования системы к каналу связи минимальные: для комфортной работы с документами достаточно скорости передачи данных от 64 Кбит/с. Сейчас ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность получения четкой информации, где и на какой стадии находится каждый документ Управления. В электронной системе видна вся история документа от его поступления до исполнения и архивирования. В некоторых случаях система позволяет увидеть историю документа во временном разрезе (за несколько лет): как ведется переписка, какие были приняты решения, какая информация добавлялась и т.д.
Среди дальнейших планов руководство заказчика отмечает задачи интеграции ЛЕТОГРАФ с другими прикладными системами, которые уже эксплуатируются в ГУ ФРС, в частности с автоматизированной информационной системой «Юстиция», обеспечивающей регистрацию прав на недвижимость в регионе. Возможности решения данной задачи обеспечивает интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ.Ансамбль, реализованная на технологиях корпорации InterSystems, технологического партнера ЛЕТОГРАФ. Использование системы ЛЕТОГРАФ.Ансамбль в качестве интеграционной платформы и комплексного решения по управлению бизнес_процессами позволяет обращаться к внешним системам для обмена информацией с ними.
Таким образом, ЛЕТОГРАФ.Ансамбль организует межсистемное взаимодействие и обеспечивает централизованный доступ ко всей корпоративной информации. Модель взаимодействия систем становится унифицированной, что упрощает работу пользователей, а данные других систем и результаты их взаимодействия могут быть представлены в виде документов системы ЛЕТОГРАФ, публиковаться в хранилищах и заноситься в архив.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ ЛЕТОГРАФ

Корпоративный портал
Позволяет построить единое информационное пространство организации и предоставить сотрудникам доступ к информации, необходимой для решения поставленных задач. Есть возможность персональной настройки рабочего пространства пользователя с учетом, его прав доступа и должностных обязанностей.

Многофункциональная система управления документами
ЛЕТОГРАФ гибко настраивается на автоматизацию бизнес_процессов по коллективной обработке документов различного вида. Интеграция с корпоративным порталом обеспечивает максимум экономии рабочего времени сотрудников организации при регистрации, рассылке и выполнении различных рутинных операций с документами.

Интеграционная платформа
Организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяет объединить различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство, настроить взаимодействие этих систем между собой, а также представлять результаты этого взаимодействия в виде документов системы ЛЕТОГРАФ.

Система потокового ввода документов и данных
Обрабатывает большое количество входящих документов на бумажном носителе, графических образов документов, факсов, электронных писем и т.д.; позволяет автоматически загрузить полученные документы в систему, тем самым позволяет сэкономить время, затрачиваемое при ручном вводе, и минимизировать количество возможных ошибок.

Единое хранилище информации
Обеспечивает быстрый поиск и навигацию по многомиллионным массивам документов. Использование поиска по ключевым словам и сложных поисковых запросов позволит сотрудникам организации практически мгновенно находить интересующую информацию.
Ролевая модель доступа ко всем компонентам системы ЛЕТОГРАФ и к содержимому хранилища документов обеспечивает сохранность коммерческой тайны организации и контроль над внесением изменений в документы.

Существенное снижение издержек на сопровождение обеспечивается за счет архитектуры системы ЛЕТОГРАФ, предполагающей использование стандартного Интернет_браузера на рабочем месте пользователя. Отсутствие особых требований к производительности серверов, поддержка различных операционных систем и возможность создания отказоустойчивых конфигураций позволяет эффективно распорядиться бюджетом на информационные технологии.

Многофункциональная система ЛЕТОГРАФ позволяет в кратчайшие сроки создавать качественные решения, максимально отвечающие требованиям клиентов.