ЛЕТОГРАФ: управление проектной документацией и бизнес-процессами архитектурно-проектных мастерских

	«Завершение первого проекта НТЦ «Конструктор» в области автоматизации архитектурно-проектной деятельности на базе системы ЛЕТОГРАФ позволяет планировать значительное развитие этого направления в спектре проектов нашей компании. Важно отметить, что залогом успеха проекта стали не только преимущества системы ЛЕТОГРАФ, но и уникальные экспертные знания наших коллег из НТЦ «Конструктор», прекрасно ориентирующихся в потребностях заказчиков. Разработка типового решения позволит нам оптимизировать процесс внедрения системы ЛЕТОГРАФ в проектных, архитектурных и дизайнерских компаниях». Глеб Лукин, к.ф.-м. н., генеральный директор «ЛЕТОГРАФ»
	«Успешная реализация первого проекта внедрения системы ЛЕТОГРАФ в проектном предприятии заложила крепкий фундамент для дальнейшего сотрудничества НТЦ «Конструктор» и компании «ЛЕТОГРАФ». Мы познакомились с практикой внедрения системы ЛЕТОГРАФ, консультантами по внедрению, группой технической поддержки и работали как одна команда. В настоящее время у нас в разработке находится ряд новых проектов по организации конструкторского документооборота в проектных предприятиях, что свидетельствует о хороших перспективах нашего сотрудничества». Наталья Новикова, заместитель директора НТЦ «Конструктор»
	«По нашим оценкам, убытки от нарушения сроков сдачи проектов и переделки документации исчислялись десятками тысяч долларов. Естественно, избежать их, лишь внедрив IT-решения, невозможно. Тем не менее, мы рассчитываем, что в результате внедрения системы управления документами и бизнес-процессами нам удастся повысить управляемость проектов за счет прозрачности самого процесса проектирования и контроля за сроками, а также избежать большого количества переделок. Я думаю, уже на первом крупном заказе можно ожидать возврата инвестиций во внедрение системы ЛЕТОГРАФ». Алексей Федоренко, директор архитектурно-проектной мастерской «Аврора-Проект»
	«Для соблюдения рамок бюджетов проекта и сроков выпуска документации надо принимать меры по сокращению издержек путем оптимизации производства, т.к. убытки в нашей деятельности связаны в первую очередь с процессами изменения документации». Роман Косов, генеральный директор архитектурно-проектной мастерской «Аврора-Проект»

Архитекторы вспомнили про бизнес-процессы

Несмотря на стремительный рост строительной индустрии, до недавнего времени проектные бюро и компании понимали под автоматизацией своей деятельности скорее оснащение рабочих мест специализированными конструкторскими программами типа AutoCAD. Но, с одной стороны, строительный рынок стал предъявлять достаточно жесткие требования к соблюдению сроков подготовки и разработки документации по проектам. С другой стороны, растущий объем выполняемых проектных работ затруднил контроль деятельности проектных компаний или подразделений со стороны руководства.
Не секрет, что архитекторы и проектировщики в большой степени близки к реалиям строительного бизнеса, которые все настоятельнее требуют от них четкой и адаптивной к требованиям бизнеса системы управления бизнес-процессами проектирования, то есть контроля за выполнением проектной документации. Первой из проектных компаний подобную задачу перед собой поставила архитектурно-проектная мастерская (АПМ) «Аврора-Проект». В качестве партнера для решения возникших проблем была выбрана компания НТЦ «Конструктор», имеющая богатый опыт автоматизации конструкторских учреждений.
На основании требований заказчика было необходимо, в частности, ускорить работу по подготовке строительно-конструкторской документации, наладить контроль за исполнителями и проектировщиками, обеспечить соблюдение исполнителями отчетности по ходу выполнения ими работ и т.д.
Эти общие требования послужили фундаментом для предварительного обследования предприятия, включавшего интервьюирование ключевых специалистов и руководителей — высшего руководства компании, главного архитектора и ведущих инженеров проектов.

Результаты обследования

Опрос руководителей и специалистов архитектурно-проектной мастерской «Аврора-Проект» позволил выявить несколько основных проблем предприятия, которые существовали на тот момент.

1.     Наиболее проблемной зоной были характерные особенности корректировки документации: довольно часто при согласовании в чертежи вносятся исправления от руки. Например, на стадии предпроектного предложения делается эскизный проект, который предварительно согласуется. Затем начинается процесс проектирования, когда несколько специалистов разного профиля (включая главного архитектора проекта, главного конструктора и инженеров, ответственных за внутренние инженерные коммуникации) работают над проектом одного здания «вслепую», по привычной схеме: главный архитектор делает предложения по общей концепции проекта, а каждый специалист на их основании решает свои узкие задачи.

Подобная схема проектирования не позволяет группе специалистов оперативно отслеживать изменения в проекте, которые вносят их коллеги. В результате имеющаяся система построения работы не позволяла автоматически вносить коррективы в рабочие чертежи всей группы, хотя такая потребность возникала регулярно после совещаний с заказчиком. Затягивание процесса внесения изменений в документацию приводит к значительным потерям времени, а в результате и к убыткам предприятия.

2.     Другая проблема возникает на стадии экспертизы, когда каждый специалист получает свои замечания по проекту, но вносятся корректировки по результатам замечаний лишь в чертежи того специалиста, к компетенции которого они относятся. При этом специалист, отвечающий за водопровод и канализацию, не видит исправлений и замечаний по узлам здания, а архитектор не имеет представления о том, какие изменения внесены остальными исполнителями проекта. В результате при подготовке итогового набора проектной документации для строительства разнообразные и разнородные изменения проекта не учитываются в единой документации, не вносятся в электронный формат документа, а остаются только на бумаге.

На практике упомянутые выше проблемы обычно никак не решались, так как исправление объемного комплекта документации вручную занимает слишком много времени и может привести к срыву сроков строительства. Поэтому вполне вероятной была ситуация, при которой некоторые нюансы проекта могли быть выявлены уже в процессе строительства или эксплуатации здания.

3.     Еще одна серьезная проблема касалась контроля за выпуском документации, отсутствие которого приводило к нечеткой регламентации бюджета проектов.

«Именно эта ключевая проблема стала причиной обращения руководства АПМ «Аврора-Проект» в нашу компанию. Бизнес-процессы, сложившиеся в мастерской, подразумевали подписание договора на создание проектной документации до получения полной информации от заказчика. Уже в ходе осуществления работ начинали выявляться принципиальные ограничения, например, особые технические условия, которые меняли специфику объекта. Иногда проектная компания не могла подготовить все разделы проекта своими силами, и поэтому на часть работ заключались договоры субподряда с другими исполнителями. Все это вело к непредсказуемому росту издержек при осуществлении проектирования».

Но последствия не ограничивались описанной выше проблемой. Не вовремя полученные требования от регулирующих органов также влекли за собой срывы сроков и штрафные санкции. Внесения изменений из-за несинхронизированной работы различных подразделений влекли за собой удорожание проекта. Соответственно, недоработки по предварительно завершенному проекту приходилось исправлять параллельно с выполнением новых задач, доплачивая исполнителям за дополнительную работу.

В итоге руководство АПМ «Аврора-Проект» зачастую не могло получить полные сведения о том, во сколько компании обошелся тот или иной проект, является он прибыльным или убыточным и насколько. Иными словами, отследить финансовую историю по тому или иному контракту и смежным субподрядным договорам было невозможно, соответственно нарастала проблема нерегламентированного бюджета.

4.     К списку выявленных в ходе обследования проблем добавился также «человеческий фактор». Специфика проектных работ такова, что исполнитель может приступить к работе только после получения исходных данных по проекту. В реальности данные от заказчика зачастую приходят с опозданием, и процесс осуществления работ с трудом контролируется по времени выполнения. В договоре прописываются сроки создания проектной документации, необходимые заказчику, а непосредственный исполнитель может получить необходимые данные лишь за несколько дней до названного срока выпуска документации. Иногда сам заказчик предоставляет технические условия со значительным запозданием, при этом предоставленные им данные не позволяют специалистам АПМ «Аврора-Проект» разработать проектную документацию на здание, соответствующее начальным требованиям. Таким образом, в процессе разработки возникает замкнутый круг.

В идеале исполнитель должен приступать к работе, когда в его распоряжении имеются все необходимые данные. В реальности он сталкивается с давлением как со стороны начальства, так и со стороны заказчика, и в результате на свой страх и риск начинает разработку проектной документации до формирования окончательного списка требований и ограничений. После этого, уже в ходе работы, в проект вносятся все новые изменения, что влечет за собой дополнительный труд каждого отдельного специалиста.

5.     Из предыдущей проблемы следуют и сложности с контролем времени реакции на задание у руководителей АПМ «Аврора-Проект». Многие рабочие задания выдавались устно, по телефону или при личной встрече, нигде не фиксировались, а исполнители могли забыть о задании, не придать значения услышанному или прореагировать не вовремя. Руководитель проекта не получал оперативной информации о результатах работ, следовательно не мог контролировать процесс выполнения заданий.

Решение для оптимизации работы над проектом

«Нельзя сказать, что уровень грамотности был повсеместно низким. Он был скорее дифференцирован — часть специалистов слабо владела программным решением, но были и продвинутые пользователи. Многие сотрудники не пользовались функциями ПО, значительно облегчающими групповую работу».

Исходя из результатов обследования, специалисты НТЦ «Конструктор» предложили осуществлять проект автоматизации по двум направлениям.
1.     В АПМ «Аврора-Проект» необходимо было внедрить комплексную систему управления документами и бизнес-процессами, которая поможет наладить общие процессы командной работы и контроля исполнительской дисциплины.
2.     Перед НТЦ «Конструктор» стояла задача синхронизации работы группы специалистов над одним проектом, соответственно, важно было повысить уровень профессионализма работы исполнителей со специализированным программным продуктом AutoCAD.

По замыслу специалистов НТЦ «Конструктор» каждый новый проект должен был становиться неким виртуальным каталогом или папкой. К папке получали доступ все специалисты проекта, при этом каждый специалист не должен был «клонировать» результаты работы предшественника, а мог пользоваться всегда актуальной версией. Например, главный архитектор проекта выложил чертежи в папку общего доступа, чтобы ими могли воспользоваться все специалисты. Работающий с чертежами исполнитель подключает их как ассоциативные и видит все в режиме реального времени, в то время как архитектор параллельно продолжает работать над своими чертежами. Поверх архитектурных чертежей, являющихся основой проекта, каждый специалист создает на своих логических слоях собственную часть проектной документации, которая необходима для коллег из смежных подразделений. При этом, например, специалисты по проектированию систем водопровода и канализации видят, что делает электрик, и избегают коллизий при проектировании.

Таким образом, во-первых, решается проблема размножения неактуальных версий проекта, во-вторых, все участники проекта получают актуальную информацию в режиме реального времени. Для эффективности подобного решения важно четкое соблюдение сроков выполнения отдельных блоков проектной работы таким образом, чтобы не задерживать работу других специалистов.

Для исключения передачи лишнего объема информации между специалистами AutoCAD позволяет настроить работу так, чтобы тот или иной специалист мог оставить для себя отображение только актуальной для него информации в сжатом объеме.

Выбор платформы для автоматизации

В результате того что до последнего времени специализированные IT-решения для управления компанией не были востребованы проектно-строительными учреждениями, на рынке сложилась достаточно странная ситуация. Сегодня весь массив представленных на рынке решений для управления документами и бизнес-процессами с точки зрения проектных компаний можно разделить на две значительно различающихся группы.

1.     Мощные решения известных западных компаний для «классического» документооборота, никак не адаптированные под специфику проектных и архитектурных задач. Подобные решения требуют значительной доработки и настройки под требования заказчика, что ведет к существенному росту стоимости и срока реализации внедрения. При этом сложно предугадать, насколько внимательно крупные компании-разработчики ПО и их партнеры — системные интеграторы отнесутся к потребностям и пожеланиям небольшого заказчика, каким сегодня является большинство проектных и архитектурных компаний.

2.     Решения, самостоятельно разработанные проектными компаниями, «заточенные» под особенности проектно-строительного бизнеса. При разработке таких решений учитывались лишь особенности конкретного заказчика, а доработка под требования нового клиента требует значительных затрат и не гарантирует успешного результата. Такие программы решают локальные задачи проектной мастерской, но не помогут руководству наладить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность бизнес-процессов и организовать слаженную работу территориально удаленных исполнителей, а также не смогут адекватно реализовать функционал дорогостоящих корпоративных систем.

Эти группы решений представляют собой противоречие, с которым столкнулись специалисты НТЦ «Конструктор» в ходе реализации проекта автоматизации деятельности АПМ «Аврора-Проект».

Встав перед выбором поставщика платформы для решения задач документооборота и управления бизнес-процессами проектной мастерской, консультанты НТЦ «Конструктор» изучили решения, предлагаемые российскими разработчиками. Выбор был сделан в пользу системы управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ.

«Во-первых, эта система сочетает в себе гибкость настройки, которая в данном случае позволила адаптировать решение под требования проектно-строительной компании, во-вторых, в системе разработан серьезный инструментарий, который позволил реализовать предложенные нами решения».

Выбирая компанию «ЛЕТОГРАФ» в качестве поставщика решения, специалисты НТЦ «Конструктор» прежде всего руководствовались следующими факторами:
•     система разработана как «конструктор», т.е. настраивается для решения различных задач заказчика без доработки программного кода, что существенно сокращает сроки и упрощает процесс внедрения;
•     опыт использования ЛЕТОГРАФ для автоматизации документооборота и сложных бизнес-процессов способствует созданию решений, удовлетворяющих требования предприятий различных отраслей;
•     партнерская программа компании «ЛЕТОГРАФ», включающая обучение партнеров, помощь в реализации проектов и участие специалистов «ЛЕТОГРАФ» в проектах внедрения.

Важным аргументом при выборе платформы также стала возможность организации межсистемного взаимодействия и решения проблем «лоскутной» автоматизации. В состав ПО АПМ «Аврора-Проект» входили разрозненные продукты, являющиеся лучшими в своем классе и эффективно решающие стоящие перед ними задачи проектирования, но почти не связанные между собой. На основе системы ЛЕТОГРАФ было сформировано единое информационное пространство, являющееся рабочей и транспортной средой для передачи и обмена данными различных приложений.

ЛЕТОГРАФ обеспечил работу и с графическими файлами формата AutoCAD. Основной проблемой внедрения системы управления документами было не просто хранение файлов подобного вида.

«На первом этапе мы столкнулись с задачей получения из архива файла, сопровождаемого большим объемом информации, актуальной при его создании. За ним тянулась целая цепочка файлов. Совместно со специалистами компании «ЛЕТОГРАФ» мы реализовали т.н. «Машину Времени». Эта технология позволяет получить конструкторскую документацию по любому проекту на любой момент времени».

В системе ЛЕТОГРАФ была реализована специальная схема хранения информации, позволяющая по установленной метке получить срез проекта по состоянию на любое заданное время. При необходимости участники проекта могут поднять любую версию чертежа за определенную дату, а также актуальные на тот момент версии смежных документов. По мнению специалистов НТЦ «Конструктор», сегодня подобный подход не реализует ни одна система документооборота из предлагаемых на рынке.

Функционал ЛЕТОГРАФ решает поставленные задачи

Важным требованием при осуществлении проекта автоматизации стало обеспечение удаленной работы с системой. Проектные работы выполняются не только штатными сотрудниками АПМ «Аврора-Проект»: над задачами компании работает также ряд внешних субподрядчиков. Для обеспечения эффективного взаимодействия со всеми специалистами в системе была реализована возможность рассылки уведомлений, писем и заданий не только сотрудникам в офисе, но и удаленным подрядчикам по электронной почте. При возникновении сложностей в подключении каждого субподрядчика к системе ЛЕТОГРАФ существует возможность автоматизировать работу штатного сотрудника, который занимается связями с внешними организациями.

Значительный вклад внедрение системы внесло в повышение исполнительской дисциплины. Руководство АПМ «Аврора-Проект» получило эффективный инструмент, позволяющий контролировать работу над каждым проектом, выявлять слабые места, запаздывание отдельных работников, т.е. повысилась общая прозрачность деятельности компании.

Система ЛЕТОГРАФ в силу своей гибкости позволила индивидуально настроить информационное пространство каждого из пользователей, в зависимости от его должностного статуса и степени вовлеченности в бизнес-процессы компании. Например, топ-менеджеры «Аврора-Проект» получили доступ к максимальному объему финансовой и управленческой информации по реализуемым проектам, часть которой будет закрыта для других пользователей. А сотрудники более низкого звена увидят широкий срез проектных данных, необходимых для реализации их профессиональных функций.

«Тщательное предпроектное обследование помогло нам выявить требования заказчика к формату и составу отчетов. В системе ЛЕТОГРАФ руководство может получить срез данных о текущем состоянии дел во всей компании — информацию по всем выданным заданиям, просроченным и выполненным работам и т.д.».

К работе с системой подключены сотрудники всех подразделений мастерской. В информационном пространстве ЛЕТОГРАФ работает даже секретарь АПМ «Аврора-Проект» — в соответствии с разработанной инструкцией вносит в систему отсканированные копии бумажной документации, проходящей по проекту. К таким документам относятся резолюции, исправления от руки на готовых чертежах, полученные разрешения с печатями и подписями и т.д. Таким образом, в системе хранятся не только файлы в векторном виде, но и копии бумажных документов.

В рамках проекта системный администратор заказчика прошел обучение по курсу «Системный технолог ЛЕТОГРАФ». Теперь он может самостоятельно настраивать отчеты, добавлять функции, корректировать правила и маршруты документов. Широкие возможности настройки системы ЛЕТОГРАФ без дополнительного программирования в значительной степени повлияли на выбор платформы.

Предварительное обследование предприятия заказчика началось в августе 2006 года. Осенью осуществлено внедрение и настройка системы ЛЕТОГРАФ во всех подразделениях АПМ «Аврора-проект» и обучение сотрудников заказчика, затем система прошла этап опытной эксплуатации. В конце 2006 года начался ввод в промышленную эксплуатацию.