Статья опубликована в «Финансовой газете»,
№ 16 от 19 апреля 2007 года

Формализация и автоматизация бизнес-процессов и их приведение в соответствие с общепризнанными стандартами сейчас являются ключевым направлением мероприятий по повышению эффективности работы компаний в конкурентных условиях. Тенденция последнего времени – успешное развитие на российском рынке отечественных ИТ-продуктов, которые на равных конкурируют с зарубежными лидерами, не уступая им в функциональности и превосходя в степени адаптивности к местным реалиям.
Осознание важности информационных технологий как средства снижения издержек, повышения прозрачности и управляемости бизнеса в целом стало неотъемлемой частью корпоративной политики большинства российских компаний, работающих на конкурентных рынках независимо от их размера. Сейчас рынок информационных технологий предлагает широкий спектр продуктов для решения задач по управлению бизнес-процессами – от полномасштабных комплексных информационных систем до продуктов, позволяющих решать частные задачи, например управления взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок и т.д. Особняком в этом ряду стоят системы электронного документооборота.
Как известно, никакая компания не может существовать без документов и содержащейся в них информации. Эффективное управление маршрутами их прохождения, правилами хранения и т.д. является нетривиальной задачей – у каждой компании существуют свои бизнес-процессы в данной области. С точки зрения управления документами, исторически существует три класса задач, которые реализуются с помощью систем электронного документооборота: хранение и управление архивами документов, возможность ведения больших баз файлов, и т.д., групповая работа с документами (согласование, обсуждения и т.д.); управление непосредственно бизнес-процессами – системой инициирования, прохождения, исполнения и контроля документов в компании.
Особую актуальность в последние годы приобрела задача по управлению документами и бизнес-процессами в режиме реального времени. Под давлением конкуренции компании вынуждены сокращать время выполнения бизнес-процессов и превращаться в «предприятия реального времени». Сокращение времени реакции на запросы клиентов и реструктуризация бизнеса вполне достижимы, но требуют использования специальных программных продуктов, функциональность которых позволяет достичь подобной скорости управления. Когда заходит речь об управлении предприятием в режиме реального времени, имеется в виду не просто использование программного обеспечения, а стратегия управления предприятием. Эта стратегия нацелена на сокращение времени выполнения бизнес-процессов и революционные перемены в самом механизме работы компании через инновации в бизнес-процессах в реальном масштабе времени.

Рынок предлагает

Как показывают отчеты аналитических компаний, рынок систем документооборота в России динамично растет. Спрос определяет предложение – сейчас можно найти уже несколько десятков названий продуктов, которые предлагают различную функциональность в сфере управления документами и бизнес-процессами. Начать следует с крупных систем, которые представляют собой не законченное решение, а платформу, которую в каждом случае необходимо дорабатывать и настраивать под нужды заказчика. Это западные игроки, и среди них – Documentum, Lotus и Hummingbird. Главная особенность такого подхода – клиент получает максимально адаптированный продукт, но эти системы весьма дороги, для их внедрения характерны длительные сроки предварительного обследования и установки. Другой тип систем документооборота – «коробочные» решения. Их отличает простая функциональность, они изначально настроены на решение базовых задач. Однако очевидны и недостатки – заказчик не сможет внести изменения, адаптивно настроить программное обеспечение под свои нужды. В промежуточном сегменте, где системы обладают базовой функциональностью, но при этом их можно настраивать под требования конкретного заказчика, работает большинство игроков. Однако и здесь трудно найти единообразие – каждая из систем имеет свою функциональную или отраслевую специфику. Перечислим некоторые известные названия – Optima-Workflow, LanDocs, Directum, ЛЕТОГРАФ, «БОСС: Референт», «Эффект-Офис», Office Media, «Эскадо» и др.

Эффективность систем документооборота

Потребность в автоматизации документооборота заложена на уровне идеологии бизнеса – развитие и рост компании сопровождается такими факторами, как нарастание в геометрической прогрессии объема различного рода входящих и внутренних документов. При этом неизбежно возникают следующие проблемы:

• накопление множества документов, назначение и источник которых не ясны;
• потеря части информации из-за ее ошибочного попадания не по назначению;
• создание нескольких копий одного документа в разных подразделениях;
• потеря рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• безвозвратная потеря около 6% документов;
• отсутствие прозрачности в работе с документами;
• переизбыток документов на бумажных носителях и т.д.

Эффект от внедрения системы управления документами и бизнес-процессами очевидны. В первую очередь – это ускорение информационных потоков, что приводит к движению к «предприятию реального времени», а также повышение прозрачности управления и, следовательно, эффективности деятельности компании. Использование подобной системы способствует повышению уровня контроля за ходом выполнения таких процессов, как формирование и обработка документов, регулирование и управление документооборотом. Ее функционал предоставляет возможность получения статистических сводок о результатах работы исполнителей, формализации трудовых отношений, достижения независимости выполняемых функций от личных качеств персонала. В систему должна быть заложена возможность формализации маршрутов прохождения документов, в результате чего повышаются их актуальность и достоверность, а также соблюдаются уровни доступа к документам. Установлено, что внедрение системы приводит к трехкратному сокращению затрат на копирование, бумажные носители и доставку корреспонденции, а также обеспечивает централизованное хранение документов и быстрый доступ к ним.

Функциональные возможности системы ЛЕТОГРАФ

Система ЛЕТОГРАФ – это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, способный поддерживать сложные бизнес-процессы и обработку любых видов документов, существующих в крупных и средних компаниях. На базе данного программного продукта специалисты компании предлагают различные решения по управлению документами и бизнес-процессами для удовлетворения различных потребностей вертикальных и горизонтальных сегментов.

Система представляет собой платформу для управления документами и информацией. Ее особенностями являются гибкая архитектура и легкая конфигурация, которые позволяют решать различные задачи по управлению информацией, а также организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне реализовать традиционный документооборот и другие специализированные управленческие задачи (маршрутизация документов, распределенная работа, права доступа и т.д.).

Основные компоненты системы: многофункциональная система управления документами, система потокового ввода документов и данных, единое хранилище информации, интеграционная платформа, корпоративный портал. Следовательно, система предоставляет широкую функциональность для построения единого информационного пространства компании, документационного обеспечения бизнес-процессов, межсистемного взаимодействия, быстрого поиска и навигации по многомиллионным массивам документов.

Ключевой функциональностью ЛЕТОГРАФ в области управления бизнес-процессами является возможность реализации сквозных бизнес-процессов уровня «потребитель – поставщик», где потребитель и поставщик может быть: организацией, подразделением, человеком, оборудованием и т.п. Система также обеспечивает переход к управлению предприятием в режиме реального времени.

Особое внимание следует уделить использованию при построении системы интеграционной платформы Ensemble, разработанной американской корпорацией InterSystems. Этот элемент достаточно важен, поскольку, по сути, именно на его основе построены принципы формирования встроенного хранилища данных в системе. Использование встроенной интеграционной платформы Ensemble способствует внедрению ЛЕТО-ГРАФ в IT-инфраструктуру компании и автоматизации межсистемных бизнес-процессов.

Возможности интеграционной платформы «ЛЕТОГРАФ.Ансамбль» позволяют решить целый ряд развернутых управленческих задач, в том числе создание единого информационного пространства компании путем объединения различных систем, разработка собственных адаптеров и использование готовых для взаимодействия с другими приложениями, многоплатформенность и поддержка гетерогенной среды. Следует отметить, что при этом результаты взаимодействия различных систем в рамках единого информационного пространства могут быть представлены в виде документов ЛЕТОГРАФ, а из ЛЕТОГРАФ можно получить доступ к информации, хранящейся в других системах. Отличительные возможности системы – реализация сквозных бизнес-процессов и интеграция всех информационных систем, развернутых ранее.

Интеграционная платформа «ЛЕТОГРАФ.Ансамбль» также позволяет выполнять мониторинг бизнес-активности, который является результатом объединения задач оперативного бизнес-анализа и задач интеграции приложений в реальном времени в целях сокращения задержек при управлении и выполнении критических бизнес-процессов компании.

Таким образом, система ЛЕТОГРАФ, в отличие от других систем, успешно решает не только задачи управления документами, но и задачи управления бизнес-процессами и интеграции приложений.

Что касается процесса внедрения системы ЛЕТОГРАФ в компании, то в среднем он длится два месяца. Минимальный срок разработки и внедрения проекта может занимать около трех недель. В дальнейшем специалисты компании по желанию заказчика будут выполнять сопровождение проекта. Важным моментом являются широкие возможности по расширению функционала системы в ходе эксплуатации, при этом настройка новых модулей не требует дополнительного программирования и может быть выполнена силами специалистов заказчика.

Клиентами компании являются как государственные предприятия, так и предприятия крупного и среднего бизнеса. Система может использоваться торговыми компаниями, поставщиками услуг, финансовыми организациями, компаниями-производителями, представительствами, розничными компаниями, нефтегазовыми и энергетическими компаниями, строительными и проектными организациями, а также издательскими домами, некоммерческими организациями и т.д. Фактически, ЛЕТОГРАФ предназначен для предприятий любой формы собственности и отраслевой принадлежности, заинтересованных в переходе к управлению документами и бизнес-процессами в режиме реального времени.