«Разрабатывая стратегию развития компании «ЛЕТОГРАФ», мы ставили перед собой масштабную цель — создать универсальный программный продукт, способный адекватно решать специализированные задачи управления документами и бизнес-процессами всех ключевых отраслей экономики. Постоянно растущий портфель реализованных проектов подтверждает правильность нашего курса и соответствие предлагаемого решения потребностям современного бизнеса». Глеб Лукин, к.ф.-м.н., генеральный директор компании «ЛЕТОГРАФ»
	«Сотрудничество нашего института с компанией «ЛЕТОГРАФ» привело к тому, что одноименная система автоматизации управления документацией включает основные требования и положения последних нормативно-правовых актов, методических разработок ВНИИДАД по делопроизводству, документационному обеспечению основных управленческих и бизнес-процессов, организации текущего хранения документов и созданию информационно-поисковой системы, ведению архива организации. С точки зрения специалистов ВНИИДАД функциональное наполнение системы ЛЕТОГРАФ соответствует всем современным представлениям об эффективной системе управления документами, в том числе электронными». Михаил Ларин, д. и. н., профессор, директор Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
	«В основе программного продукта ЛЕТОГРАФ лежат уникальные технологии, обеспечивающие его ключевые бизнес-преимущества. Система ЛЕТОГРАФ разрабатывалась на основе признанных мировых концепций управления корпоративной информацией. Большинство наших заказчиков привлекают простота настройки системы, а также возможность масштабирования и адаптации предлагаемого решения к мельчайшим нюансам бизнес-процессов предприятия». Елена Шелястина, к. т. н.,технический директор компании «ЛЕТОГРАФ»

Задачи организации документооборота: от общего к частному

Большинство современных организаций любого размера, осуществляющих свою деятельность в различных отраслях экономики, сталкиваются с проблемой управления одним из ключевых активов компании — корпоративной информацией. Специфика деловой активности такова, что любая организация, коммерческая или государственная, порождает и аккумулирует огромные массивы документов, необходимых для повседневной деятельности. Постоянное хаотическое нарастание массива документов, отсутствие четких механизмов хранения, поиска и маршрутизации данных — глобальная проблема.

Корпоративный документооборот трудно унифицировать. В нем присутствуют стандартные документы (в первую очередь бухгалтерские), составляемые по ГОСТам, однако большая часть документов специфична и зависит от особенностей вертикального рынка, на котором действует организация.

  Органы государственной власти традиционно работают с гигантскими объемами информации. Специфика этой сферы — необходимость организации единого хранилища документов, поступающих из территориально разнесенных подразделений. Для госструктуры особенно важны правила доступа к данным и возможность предоставление такого доступа другим организациям и частным лицам.

  Проектные институты, дизайн-бюро и архитектурные студии сталкиваются совсем с другими задачами. Документооборот этой отрасли подразумевает одновременную работу большого числа специалистов с одной и той же проектной документацией, необходимость совмещения различных слоев информации, а также управление многочисленными версиями документов. Важный момент необходимость внесения сквозных корректировок во всех смежных документах проекта.

  Для сферы телекоммуникационных услуг на первый план выходят аналитические функции документооборота: обеспечение учета и анализа данных о клиентах, обработка и архивирование информации об обращении к услугам компании, аккумуляция данных о новых сервисах.

  В сфере деятельности банков и страховых компаний первостепенное значение приобретает работа с договорами. Ускорение темпов внедрения потребительского кредитования и страхования требует от финансовых организаций оптимизации рутинных процедур рассмотрения заявок и принятия решения. Приведенные примеры несомненно демонстрируют разнообразие задач организации документооборота, с которым сталкиваются современные коммерческие компании и государственные организации. Свои особенности имеют и энергетическая отрасль, и добывающая промышленность, и сфера торговли, и многие другие.

Общие проблемы корпоративного документооборота

Несмотря на уникальность существующих задач, возникающие проблемы можно обобщить в несколько групп.
•     Наличие собственных разработок. Часто для учета, регистрации, хранения и поиска документов на предприятиях используются программные решения, принципиально не предназначенные для подобных задач. Например, традиционные офисные программные продукты не способны эффективно работать с большими объемами корпоративных документов, а разработанные штатными IT-специалистами решения обычно не документированы и практически не имеют возможностей доработки и даже масштабирования.
•     Лавинообразное нарастание объема хранимой и используемой информации. Статистические исследования показывают тенденцию ежегодного роста корпоративного контента до 200% (это относится и к бумажным, и к электронным носителям). Вместе с ростом числа документов сокращается возможность управления ими.
•     Отсутствие методологии работы с документами — ключевая проблема, встающая на пути организации эффективного документооборота в компании. Если в компании не сформированы правила работы с данными, вряд ли применяемые решения повысят общую управляемость информации и эффективность бизнес-процессов.

Для решения перечисленных проблем созданы программные решения, способные упорядочить деятельность компании при работе с информацией.

Современные потребности бизнеса и существующие решения

Первая волна внедрения корпоративных информационных систем коснулась применения ERP-решений, позволивших многим предприятиям выйти на качественно новый уровень управления и добиться недостижимых ранее высоких результатов ведения бизнеса. Профессиональное внедрение систем подобного класса наглядно продемонстрировало заметный экономический эффект: рост производительности, сокращение издержек, рост рентабельности, уменьшение складских запасов, возврат инвестиций в развитие IT-инфраструктуры и т.д. Но функционал ERP-систем не способен решить целый ряд актуальных задач.

Управление большими объемами разнородных корпоративных документов выходит за границы задач, решаемых ERP-системами, так как их функции носят более структурированный «учетный» характер: контроль товарно-материальных запасов, учет и планирование основных средств, производства и т.д. Традиционно в первую очередь решаются задачи организации учета, после чего встает не менее актуальный вопрос автоматизации и управления всем тем, что сопровождает учетные процессы. Даже если финансовый модуль системы формализует управление структурированными бухгалтерскими документами организации, остается масса других — внутренние приказы, пояснительные записки, организационно-распорядительная документация (заявления на отпуск, на материальное поощрение, различные многоуровневые согласования и т.п.), — управление которыми не входит в круг задач ERP-систем. Помимо внутреннего документооборота остается задача работы с внешними документами, например претензиями, заявками, перепиской с клиентами.

«Такие работы на первый взгляд незаметны, так как они не входят в основной поток бизнес-процессов организации. Однако эта информация очень важна для компании, и недооценить ее значение невозможно», — комментирует Елена Шелястина, технический директор компании «ЛЕТОГРАФ».

По данным исследователей, до 80% корпоративной информации составляют неструктурированные документы, которыми надо уметь управлять. Поэтому в настоящее время на первый план выходят системы управления корпоративной информацией — Enterprise Content Management (ECM), которые обеспечивают обработку и хранение неструктурированных электронных данных (текстовыми документами, инженерными чертежами, договорами, файлами и пр.).

Стандарты и концепции управления корпоративной информацией

Стандарт ISO 15489, принятый в 2001 году, был призван зафиксировать единый подход для решения наиболее общих вопросов. Это первый международный стандарт в сфере делопроизводства, содержащий общие требования и методологии управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем. Появление стандарта ISO 15489 стало этапным событием для профессионалов в области управления документами, т.к. он вобрал в себя передовой практический опыт ряда стран и, самое главное, впервые обозначил делопроизводство как важную отрасль человеческой деятельности.

В настоящее время в мире существует еще несколько стандартов, определяющих критерии и требования к программным решениям для электронного документооборота. Наиболее известны из них американский военный стандарт DoD 5015.2 и типовые европейские требования MoReq (разработанные на основе DoD 5015.2 и значительно расширенные).

В теории современных корпоративных информационных систем выделяют три основных концепции, нацеленных на решение различных категорий задач.
1.     Системы управления корпоративной информацией (ECM). В рамках этой группы решений можно назвать три основных блока, в значительной степени оказывающих влияние на формирование подходов к созданию решений для специализированного документооборота: системы управления корпоративными документами (EDM), системы управления корпоративными записями и архивами (ERM) и системы для организации групповой работы с документами (Collaboration work).
2.     Решения для управления бизнес-процессами (BPM).
3.     Решения для интеграции корпоративных приложений (EAI), в т.ч. решения для межсистемного взаимодействия.

Основной разработчик методических документов и стандартов в области документационного обеспечения управления (ДОУ) в нашей стране — Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В настоящее время институт ведет работу по ряду приоритетных научных направлений:
•     теоретические проблемы ДОУ — разработка ГОСТов и законопроектов;
•     методическое обоснование ДОУ;
•     исследования в области электронных документов.
«Благодаря работе института в государственном делопроизводстве был определенный порядок — действовала государственная система ДОУ, четкие стандарты и нормы. К концу советской истории нам удалось добиться того, что все учреждения в стране вели делопроизводство единообразно. Однако техническая база делопроизводства в те годы была отсталой», — считает профессор Михаил Ларин, директор ВНИИДАД.
Сегодня рекомендации ВНИИДАД традиционно используются в большинстве государственных учреждений. Коммерческие структуры, стихийно формировавшие собственный документооборот в соответствии с возникающими потребностями бизнеса, постепенно приходят к пониманию необходимости единых стандартов. «Любая компания в той или иной степени контактирует с государственными структурами. Это взаимодействие идет через документы по определенным правилам. И если государство не может четко определить эти правила для всех, то корпоративные структуры со своими системами документооборота вынуждены подстраиваться под каждое ведомство», — отмечает Михаил Ларин.

Достоинства системы ЛЕТОГРАФ

Сегодня ведущие мировые и российские производители представляют на IT-рынке немало решений, включающих в себя тот или иной блок функционала для управления корпоративной информацией. Однако западные решения традиционно отличают высокая стоимость лицензий и внедрения, длительные сроки доработки под конкретные задачи и низкая степень интеграции с имеющимися на предприятии решениями, а российские системы пока не обладают должной широтой функционала, охватывающего вышеперечисленные концепции.

Решение, предлагаемое компанией «ЛЕТОГРАФ», в значительной степени уникально.
1.     В системе ЛЕТОГРАФ реализованы все современные концепции управления корпоративной информацией, что позволяет организовать эффективное выполнение задач специализированного документооборота в организациях любого размера и отраслевой принадлежности.
2.     Система предоставляет универсальный инструментарий для управления бизнес-процессами крупных и средних организаций.
3.     Лежащая в основе системы интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ.Ансамбль способна решить все современные задачи интеграции приложений и обеспечения межсистемного взаимодействия. Внедрение ЛЕТОГРАФ в среднем занимает порядка 3 месяцев, а создание решения, отвечающего требованиям конкретного заказчика, осуществляется без дополнительного программирования.

К достоинствам системы ЛЕТОГРАФ можно отнести и тот факт, что она разрабатывалась в тесном сотрудничестве со специалистами ВНИИДАД и полностью соответствует всем требованиям, которые институт предъявляет с точки зрения стандартов делопроизводства и архивного дела.

«Использование стандартов позволяет использовать накопленный опыт и реализовать лучшие практики выполнения работ, поэтому в базовой версии ЛЕТОГРАФ существуют настроенные документы и шаблоны документов, соответствующие требованиям ВНИИДАД», — поясняет Елена Шелястина. Помимо следования рекомендациям ВНИИДАД, разработчики системы ЛЕТОГРАФ учитывали и требования международных стандартов организации делопроизводства, в том числе стандарта ISO 15489, американского стандарта DoD 5015.2 и европейских требований MoReq.

Преимущества решения ЛЕТОГРАФ для специализированного документооборота

Следуя признанным мировым концепциям управления информацией и придерживаясь требований российских и международных стандартов в области документоведения, разработчики ЛЕТОГРАФ создали систему, способную решить все возможные задачи специализированного документооборота на всех горизонтальных и вертикальных сегментах рынка.

1.    В рамках концепции управления корпоративным содержанием (ECM) система ЛЕТОГРАФ может стать основой разнообразных решений, масштаб которых зависит от размера компании:
•     систем ДОУ;
•     служб сбора и обработки информации;
•     служб сервиса и поддержки;
•     информационных порталов;
•     баз знаний, библиотек, хранилищ с возможностью быстрого поиска и анализа информации.

Ключевые преимущества предлагаемых решений по сравнению с конкурирующими программными продуктами — скорость реализации решения, высокая производительность и надежность в сочетании с низкими требованиями к ресурсам, каналам связи и квалификации пользователей. Модуль электронного документооборота системы ЛЕТОГРАФ обеспечивает возможность быстрого поиска необходимой информации. На основе компонента «Корпоративный портал» возможно создание портальных решений любого масштаба и любой сложности. Для средних предприятий важны минимальные сроки внедрения решения, адаптация к быстро меняющимся условиям бизнеса и минимальная стоимость владения. Эффективное управление корпоративной информацией способствует улучшению управляемости организации, повышению эффективности взаимодействия и качества работы сотрудников, а также обеспечивает прозрачность бизнес-процессов.

2.    Модуль управления бизнес-процессами системы ЛЕТОГРАФ реализован в соответствии с концепцией BPM и обеспечивает:
•     создание наглядных информационных моделей с обратной связью;
•     управление потоками работ;
•     управление бизнес-процессами в реальном времени;
•     анализ и моделирование решений для интеграции корпоративных приложений и повышения эффективности бизнеса.

Преимущества модуля управления бизнес-процессами— работа с информацией от уровня модели до уровня представления конечным пользователям (от стратегии деловой активности до услуг сервис-ориентированной архитектуры) и динамическое моделирование процессов.

3.   Платформа ЛЕТОГРАФ.Ансамбль — один из ключевых компонентов системы — решает задачи интеграции корпоративных приложений (концепция EAI) и обеспечивает:
•     интеграцию IT-инфраструктуры: создание единого информационного пространства организации путем представления документов различных информационных систем в виде документов ЛЕТОГРАФ;
•     решение классических задач интеграции приложений — координации данных и мониторинга бизнес-активности;
•     взаимодействие с существующими информационными системами для филиалов, дочерних предприятий и организаций;
•     интеграцию бизнес-приложений.

Система ЛЕТОГРАФ поддерживает прямой и файловый ввод данных, обеспечивает обработку информации различной степени подготовленности, детализации и структуры, а также интеграцию всех потоков в рамках единой информационной модели. Интеграционная платформа позволяет реализовать сквозные бизнес-процессы и обеспечивает возможность работы в реальном времени.

Перспективы решений ЛЕТОГРАФ

В настоящее время решения ЛЕТОГРАФ для организации специализированного документооборота функционируют как в государственных, так и в коммерческих структурах. Систему ЛЕТОГРАФ выбрали телекоммуникационные компании, проектные и финансовые организации. Применяется система и для реализации функций классического «рутинного» документооборота.

Залог успеха решений ЛЕТОГРАФ для организации специализированного документооборота — принципы, которыми руководствовались разработчики системы. Функциональные возможности ЛЕТОГРАФ основаны на ключевых современных концепциях управления корпоративной информацией: в системе реализованы модули, реализующие функции традиционного документооборота и решающие задачи интеграции корпоративных приложений и управления бизнес-процессами организации. При разработке системы специалисты компании опирались на методологические требования ВНИИДАД и на международные стандарты в области документоведения. Подобный подход позволил компании ЛЕТОГРАФ предложить универсальный программный продукт, способный удовлетворить потребности любых организаций, работающих на всех вертикальных рынках.

В настоящее время компания «ЛЕТОГРАФ» совместно со своими партнерами ведет разработку типовых решений для различных отраслей. Создание подобных решений позволит оптимизировать схему работы со средними и малыми компаниями, заинтересованными в максимально быстром внедрении системы и запуске ее в промышленную эксплуатацию. Вертикальные решения будут основаны не только на опыте, приобретенном в ходе реализации отраслевых проектов, но и на анализе существующих потребностей бизнеса в целом и конкретных его отраслей.