"Потребности современного бизнеса в новых принципах управления приводят к необходимости внедрения систем класса BPM. К ним относится решение ЛЕТОГРАФ Бонапарт, которое позволяет разработать бизнес-процессы организации, оценить эффективность их выполнения и сократить затраты на их автоматизацию." Елена Шелястина, к. т. н., технический директор компании «ЛЕТОГРАФ»

Структурный подход к организации бизнеса

В настоящее время на российских предприятиях преобладает применение структурного подхода к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью. Структурный подход основан на использовании различных типов организационной структуры предприятия, как правило, иерархической. В данном случае организация и управление деятельностью осуществляются по структурным элементам (отделам, департаментам, подразделениям и т.п.), а их взаимодействие — через должностных лиц (руководителей) и подразделения более высокого уровня.

Такой подход имеет ряд серьезных недостатков с точки зрения организации и управления:
•     технологии выполнения работы предприятия разбиваются на отдельные, как правило, несвязанные между собой фрагменты, которые реализуются различными структурными подразделениями;
•     в компании отсутствует целостное описание технологий выполнения работы. В лучшем случае существует лишь фрагментарная (на уровне структурных элементов) «документированность» технологий;
•     в организации отсутствует ответственный за конечный результат, а также контроль над технологией в целом. Такая организация не ориентирована на клиента (внешнего или внутреннего);
•     постоянно высокий уровень накладных расходов по всем проектам компании. Зачастую непонятно, откуда эти расходы появляются;
•     «лоскутный» подход к организации информационной инфраструктуры предприятия — неэффективность обусловлена разрозненной автоматизации отдельных структурных подразделений.

Процессный подход к организации бизнеса

Процессный подход к управлению организацией принципиально отличается от структурного. Он ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечной целью выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.

Такой подход позволяет организации перейти на ресурсосберегающую организационную структуру (lean production), характеризующуюся следующими показателями:
•     автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов;
•     сокращение количества уровней принятия решения и широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
•     повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом.

В менеджменте процессный подход означает ориентацию деятельности предприятия на бизнес-процессы, а системы управления организации — на управление их совокупностью. При этом система качества предприятия обеспечивает высокий уровень технологии выполнения бизнес-процессов в рамках существующей или перспективной организационно-штатной структуры и корпоративной культуры.

Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые создают результат (продукт или услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В процессе жизнедеятельности предприятия за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей, имеющей иерархический вид («дерево целей»).

В свою очередь бизнес-процессы реализуют бизнес-функции — виды деятельности предприятия. Бизнес-функции связаны с показателями деятельности, которые ложатся в основу системы оценки эффективности выполнения бизнес-процессов.

Этапы построения процессной организации

1.  Выделение и классификация бизнес-процессов, определение их параметров — индивидуальная и достаточно сложная работа. Ее обычно выполняет команда, в которую входят собственники предприятия, топ-менеджеры, специалисты, знающие проблемы и технологии предприятия, и внешние консультанты, которые используют накопленный ими опыт и методики автоматизации бизнес-процессов.
2.  Согласование результатов проведенной классификации между владельцами бизнес-процессов и собственниками предприятия.
3.  .Выбор и внедрение системы управления бизнес-процессами позволяет автоматизировать ключевые задачи процессного управления, направленные на повышение общей эффективности деятельности предприятия.

BPM — новый подход к управлению организацией

Автоматизированная система управления бизнес-процессами (Business Process Management — BPM) позволяет осуществлять их проектирование (описание существующих и создание новых процессов), оптимизацию, выполнение и контроль. В результате внедрения подобной системы компания получает возможность по-настоящему управлять своими бизнес-процессами, а не пускать их на самотек, и, что особенно важно, в любой момент времени анализировать их ход, находить проблемные места и быстро вносить необходимые коррективы.

Цели и задачи BPM-подхода:
•     практика управления, которая предоставляет руководство сферой бизнес-процесса с целью улучшения маневренности и производительности;
•     структурированный подход, использующий методы, стратегию, показатели, приемы управления и программные инструменты для контроля и постоянной оптимизации деятельности и процессов организации;
•     организационный подход, позволяющий бизнесу влиять на информационные технологии.

Традиционно ВРМ-решения относят к классу системного, а не управленческого программного обеспечения, которое не может заменить корпоративную информационную систему класса ERP или CRM. Принимая решения о внедрении процессного менеджмента, руководитель сталкивается с задачей интеграции ВРМ-системы с существующими приложениями.

До недавнего времени BPM-системы были представлены только отдельными решениями. Однако сегодня на рынке существует по крайней мере одно решение, объединившее в себе полноту функционала BPM-системы с широчайшими возможностями в области построения единого информационного пространства организации, реализации произвольной схемы обработки данных любой структуры, решения на современном уровне задач традиционного документооборота, интеграции приложений и специализированных управленческих задач.
Данное решение представляет компания «ЛЕТОГРАФ» — российский разработчик программного обеспечения для государственных и коммерческих организаций.

Решение ЛЕТОГРАФ Бонапарт

Система ЛЕТОГРАФ Бонапарт полностью соответствует самым современным подходам к автоматизации бизнес-процессов организаций. Она состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектирование, исполнение, мониторинг. Бизнес-процессы в решении описываются на языке BPEL, который может непосредственно исполняться специализированной программой.

1.  Проектирование подразумевает разработку схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса и репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа. Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

2.  Исполнение. Ядром ЛЕТОГРАФ Бонапарт является «движок» (BPM Engine), который запускает бизнес-процессы, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов и выполняет бизнес-правила. Ядро решения также предоставляет интерфейсы для стыковки с внешними приложениями — специальные адаптеры, webсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных.
Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-решения — т.н. «персональный список задач» — перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит. BPM-системы предоставляют доступ через web-интерфейс, позволяя максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

3.  Мониторинг бизнес-процессов ЛЕТОГРАФ Бонапарт выполняет двумя основными способами.
•   Система наглядно показывает на графике процесса того исполнителя, который в настоящий момент выполняет тот или иной экземпляр бизнес-процесса.
•   Система накапливает статистику о параметрах выполнения бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в период времени), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

Решение предоставляет базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы т.н. «ключевые показатели эффективности» (Key Performance Indicators— KPI), которые в свою очередь могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (Balanced Scoreсard— BSC).

Этапы управления бизнес-процессами в ЛЕТОГРАФ Бонапарт

1.  Проектирование бизнес-процессов. ЛЕТОГРАФ Бонапарт позволяет создавать любые бизнес-процессы, используя при необходимости различные эталонные модели для проектирования (библиотеки ITIL, PPS, Warehouse). Для компаний, заинтересованных в прохождении различных сертификационных процедур, очень важной является возможность документировать бизнес-процессы согласно различным стандартам (например, ISO 900x, Six Sigma, pDMS).

2.  Оптимизация бизнес-процессов. Решение дает возможность создать несколько вариантов одного и того же процесса, провести моделирование и анализ их функционирования и выпустить соответствующие аналитические отчеты.

Моделирование является одной из наиболее сильных сторон ЛЕТОГРАФ Бонапарт. Оно позволяет увидеть возможности для снижения издержек деятельности организации. Для того чтобы приблизить моделирование к условиям, в которых реально выполняются бизнес-процессы, предоставляется возможность гибко управлять параметрами моделирования. Для любого объекта можно:
•    определить количество человеческих и материальных ресурсов, связанных с объектом;
•    указать затраты времени на обработку объекта с учетом других факторов, таких как периоды доступности ресурсов;
•    назначить работы отдельным лицам или группам;
•    описать время перехода от одного этапа к другому и связанные с этим информационные потоки;
•    определить начальные и конечные условия;
•    задать прямые и косвенные затраты рабочей силы, ресурсов и систем обработки данных.

ЛЕТОГРАФ Бонапарт позволяет испытывать модели процессов в операционных сценариях. Анализ методом моделирования дает возможность заранее выявить узкие места и ограничения до переноса процессов в производственную среду.
Стандартные виды анализа обеспечивают последовательность и качество модели, а также отвечают на часто встречающиеся вопросы, касающиеся издержек, времени, области управления, разрывов линий связи, коммуникационных структур и т.д. В дополнение к ним поставляются настраиваемые отчеты, на основе которых можно легко создать любой желаемый вид анализа.

Важнейшими достоинствами моделирования в ЛЕТОГРАФ Бонапарт являются:
•    использование адекватной математической модели для расчета динамики процессов;
•    эффективность и наглядность моделирования с помощью анимированных объектов;
•    наличие встроенных отчетов для времени и затрат производственного цикла;
•    расчет прибыли на капиталовложения (ROI);
•    возможность безопасного прогнозирования эффектов от возможных перемен.

3.  Исполнение бизнес-процессов невозможно без построения эффективной системы управления документами, т.к. именно они обеспечивают информационную поддержку всех бизнес-процессов. В области управления документами ЛЕТОГРАФ Бонапарт опирается на основные функциональные возможности, предоставляемыми системой управления документами ЛЕТОГРАФ:

•    маршрутизация документов, т.е. создание в системе маршрутов любой сложности;
•    обмен сообщениями по документу (для случаев, когда нельзя выделить определенный маршрут движения документов);
•    создание поручений по документам и контроль сроков их исполнения.

Возможность настройки произвольных маршрутов документов любой сложности без программирования позволяет быстро и с минимальными затратами адаптировать решение к изменяющимся бизнес-процессам. В системе также реализована возможность т.н. «свободной» маршрутизации документов, которая особенно полезна в тех ситуациях, когда невозможно или нецелесообразно прописывать четкий процесс прохождения документа. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины применяется следующий механизм. По документу создается резолюция и задается срок ее исполнения; указываются автор, ответственный исполнитель и контролер резолюции, могут назначаться соисполнители. После этого документ с резолюцией отправляется пользователям, которые были выбраны в качестве автора, исполнителей и контролеров. В дальнейшем система отслеживает прохождение документа по маршруту, сроки и т.д.
ЛЕТОГРАФ Бонапарт, как один из компонентов системы ЛЕТОГРАФ, опирается на интеграционную платформу ЛЕТОГРАФ Ансамбль, позволяя обращаться к внешним системам, получать из них и передавать им информацию.
Таким образом, ЛЕТОГРАФ Ансамбль организует межсистемное взаимодействие и обеспечивает централизованный доступ ко всей корпоративной информации. Модель взаимодействия систем становится унифицированной, что упрощает работу пользователей, а данные других систем и результаты их взаимодействия могут быть представлены в виде документов системы ЛЕТОГРАФ, публиковаться в хранилищах и заноситься в архив.

4.  Контроль за ходом бизнес-процессов позволяет осуществлять непрерывное отслеживание их состояния, занятых в них человеческих и материальных ресурсов. Также функция обеспечивает расчет и анализ ключевых показателей эффективности бизнес-процессов и оценку соответствия реальных показателей требованиям, например, предъявляемым договорами к качеству предоставляемых услуг (выявлять задержки, выходящие или находящиеся на грани выхода за допустимые пределы и т.д.). Кроме того, возможен анализ архивных данных.

По результатам наблюдения за исполнением бизнес-процессов могут быть приняты обоснованные решения об их полной перестройке или необходимости проведения оптимизации либо предприняты экстренные меры «локального» характера, если отклонение показателей от запланированных связано с возникновением каких-либо нештатных ситуаций, а не низкой эффективностью бизнес-процессов как таковых.

Внедрение ЛЕТОГРАФ Бонапарт

«Идеальная» схема внедрения ЛЕТОГРАФ Бонапарт включает три этапа:

1.  Разработка и оптимизацию всех бизнес-процессов.
2.  Обработка планируемых процессов в BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services), языке, позволяющем определить бизнес-процессы, которые охватывают несколько web-сервисов, и организовать взаимодействие между ними.
3.  Разработка комплексного приложения на основе планируемых процессов.

Однако в реальности не всегда существует возможность полностью придерживаться «идеальной» схемы. Например, кардинальная перестройка бизнес-процессов может оказаться слишком дорогой и рискованной, чтобы проводить ее сразу, даже если неэффективность существующих бизнес-процессов очевидна без всякого моделирования. В этом случае развертывание системы управления документами ЛЕТОГРАФ, включая модуль ЛЕТОГРАФ Бонапарт, а также ее интеграция с уже имеющимися или параллельно внедряемыми информационными системами производится без кардинальной перестройки сложившихся механизмов работы. В дальнейшем ЛЕТОГРАФ Бонапарт позволяет проводить анализ и постепенную оптимизацию бизнес-процессов и вносить необходимые изменения в соответствующие системы.
Благодаря возможности постепенной перестройки бизнес-процессов существенно уменьшаются связанные с этим риски, а также сокращаются единовременные расходы, необходимые на внедрение BPM-системы, обучение персонала и т.п. Однако суммарные затраты скорее всего окажутся несколько выше по сравнению с «идеальной» схемой, поскольку по мере модернизации бизнес-процессов потребуется проведение дополнительных настроек уже внедренных систем; кроме того, сами процессы будут некоторое время выполняться не самым эффективным образом.

Достоинства системы ЛЕТОГРАФ Бонапарт

Система ЛЕТОГРАФ Бонапарт разрабатывалась как для удовлетворения нужд экспертов в области управления бизнес-процессами, так и для рядовых сотрудников и руководителей. Благодаря этому она сочетает широкие функциональные возможности, особенно ярко проявляющиеся при моделировании бизнес-процессов, с простотой и удобством использования. Немаловажным является то, что ЛЕТОГРАФ Бонапарт выдает результаты моделирования и анализа сразу в виде инструкций в соответствии со стандартами (в частности, ISO 9000) и публикует их на корпоративном портале, облегчая их последующее использование.

Хотя ЛЕТОГРАФ Бонапарт изначально интегрирована с другими компонентами системы управления документами ЛЕТОГРАФ, это не отменяет необходимости проводить интеграцию с другими информационными системами. Здесь большую роль играет открытая архитектура ЛЕТОГРАФ Бонапарт и наличие многочисленных документированных интерфейсов к другим приложениям.

С технической точки зрения наиболее важным является поддержка сервис-ориентированной архитектуры (Service Oriented Architecture — SOA), благодаря чему интеграция опирается на ряд широко известных и получивших большое распространение открытых стандартов (например, XML). Одним из следствий этого является возможность проведения интеграции не только сотрудниками компании «ЛЕТОГРАФ», но и других фирм, в том числе силами самого заказчика, если у него в штате имеются достаточно квалифицированные специалисты.

Применение ЛЕТОГРАФ Бонапарт позволяет оптимизировать существующие бизнес-процессы и добиться повышения их прозрачности, за счет чего улучшается управляемость организации и возрастает эффективность ее работы. Использование функциональных возможностей этого решения дает возможность легко отобразить бизнес-процессы на соответствующую IT-инфраструктуру, причем процессы легко описывать и изменять не только на этапе внедрения, но и позднее, если в этом возникнет необходимость.

Использование компонента ЛЕТОГРАФ Бонапарт обеспечивает не просто грамотный подход к процессному менеджменту организации. ЛЕТОГРАФ Бонапарт помогает принимать точные и обоснованные решения, которые в дальнейшем будут реализованы в рамках комплексной системы ЛЕТОГРАФ.