Совместное решение компании ЛЕТОГРАФ и ВНИИДАД для управления документами

Елена Шелястина, директор по консалтингу компании ЛЕТОГРАФ
Статья опубликована в журнале «Архидело», 2008г.

Система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" - уникальная отечественная разработка, объединяющая опыт специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и технологии компании ЛЕТОГРАФ. Система предназначена для обеспечения эффективного осуществления управления документами.

В ходе работы различных организаций накапливается большое количество документов. Необходимо обеспечить надежное хранение этих документов и быстрый поиск по ним. В зависимости от ценности документов варьируется время их хранения. Назрела необходимость в решении, которое позволило бы создать единую базу нормативных документов, описывающих перечни документов и сроки их хранения для разных отраслей, которое позволит организовать быстрый поиск этих документов, по запросу организаций формировать необходимые выборки и оперативно обрабатывать аналитическую информацию. Таким решением может стать система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях".

Основная цель создания системы "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" - управление информацией о составе и сроках хранения документов организаций разных ведомственных систем, документах Росархива, министерств и ведомств. Для всех этих видов организаций силами ВНИИДАД была создана нормативно-справочная база, содержащая перечни документов и сроков их архивного хранения. Импорт данной базы в систему ЛЕТОГРАФ позволил организовать удобную справочную систему. Теперь зная министерство / ведомство, к которому относится организация, можно быстро получить ответ на вопрос, сколько времени нужно хранить в архиве тот или иной документ. При создании системы ДОУ в новой организации обычно требуется уточнить список необходимых для данной организации документов. В этой ситуации также приходит на помощь система ЛЕТОГРАФ.

Система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" позволяет отслеживать ситуации, когда в разных перечнях указан один и тот же документ, но даны разные сроки хранения для него. В результате готовится список исправлений, которые нужно внести в перечни документов. Система также позволяет изменять сроки хранения документов при соответствующих изменениях правовых и законодательных актов. Таким образом, система помогает решать задачу формирования новых перечней документов. С помощью системы "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" министерства и ведомства могут менять перечни документов, а относящиеся к ним организации - использовать систему для справки.

Система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" позволяет получать различные отчеты, например, отчеты о составе и сроках хранения документов, отчеты по отличиям сроков хранения документов, по законодательным и правовым актам и другие отчеты.

По словам генерального директора компании ЛЕТОГРАФ Глеба Лукина: "Сотрудничество с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела - ведущим научным учреждением, работающим по тематике документоведения, уже несколько лет является одной из ключевых компетенций нашей компании. Стратегия ЛЕТОГРАФ нацелена на предложение инновационных решений для управления документами и бизнес-процессами организаций, а стратегическое партнерство с ВНИИДАД помогает нам в полной мере отвечать требованиям рынка. Система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" является еще одним совместным решением ЛЕТОГРАФ и ВНИИДАД и представляет собой эффективный и удобный инструмент для управления информацией о составе и сроках хранения документов организаций.

Важность тематики отмечает и Михаил Васильевич Ларин, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела: "В последние годы проблематика научных исследований Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела тесно связана с изменениями, происходящими в области информационных технологий. Значительное место занимают работы в области совершенствования документационного обеспечения управления и автоматизированных архивных технологий. Система "ЛЕТОГРАФ. Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях" основывается на разработках ВНИИДАД в этом направлении и представляет собой уникальное решение, позволившее значительно повысить скорость и удобство работы с перечными документов и сроков хранения".

Просмотр полей узлов справочника

Просмотр отчета "Отчет о составе и сроках хранения документов"

Просмотр отчета "Отчет по нормативным документам, связанным с перечнем"