ЛЕТОГРАФ.Основа

Быстро внедрить. Просто развить

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» предназначено для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, поддержка электронного архива и контроль исполнения поручений.

Вы можете эффективно работать с любыми видами документов, которые будут надежно храниться в электронном архиве ЛЕТОГРАФ, вести согласование документов по любым заданным маршрутам и контролировать работу сотрудников по выполнению поставленных задач.

Быстрое внедрение. «ЛЕТОГРАФ.Основа» - это web решение, которое устанавливается на сервер и не требует специальной настройки. Администратору достаточно создать учетные записи подразделений и пользователей, сформировать справочники и назначить роли. После этого решение готово к работе. Пользователи смогут работать с системой через web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.

Готовность к развитию. «ЛЕТОГРАФ.Основа» – это типовое и при этом открытое решение. В дальнейшем вы сможете развить функциональность системы исходя из потребностей бизнеса: добавлять и изменять справочники, карточки документов, маршруты и пр. Модификация не требует программирования и реализуется исключительно с помощью настроек. «ЛЕТОГРАФ.Основа» может быть дополнено решением, самостоятельно разработанным заказчиком, или любым типовым решением ЛЕТОГРАФ.

«ЛЕТОГРАФ.Основа» – это оптимальное решение для организаций, стремящихся сократить затраты времени и сил на обработку документов, иметь возможность контролировать исполнительскую дисциплину, организовать удобный доступ к хранилищам оперативной и архивной информации.

Регистрация документов

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также обращений граждан.

При регистрации документа в системе ЛЕТОГРАФ сведения о нем заносятся в регистрационную карточку. Поля карточки можно заполнять, выбирая значения из справочников, при необходимости справочники можно легко изменять или дополнять прямо из самой карточки. К регистрационной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, например, отсканированные образы или полученные факсы.

Документу автоматически присваивается уникальный регистрационный номер, который создается по заданным правилам. Карточки могут быть связаны между собой перекрестными ссылками, формируемыми автоматически или вручную.

В системе поддерживается полноценная работа с регистрационной карточкой:

• Карточку можно просматривать, редактировать, пересылать, сохранять, печатать.
• Прикрепленные документы также можно просматривать, редактировать, пересылать и т.д.
• Все изменения при работе с карточкой фиксируются в системе, пользователь может в любой момент обратиться к истории карточки и проследить весь путь изменений документа.
• В системе настроена функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ, что позволяет избежать дублирования информации.

Пользователь может задавать маршруты движения документов:

• В системе могут быть настроены любые маршруты: последовательные, параллельные, жестко заданные и «свободные», при которых дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится.
• В системе реализованы удобные визуальные маршрутные листы, которые позволяют быстро определить местоположение документа в маршруте.

Контроль

В решении «ЛЕТОГРАФ.Основа» реализована возможность контролировать исполнение поручений по документам. Для этого создаются так называемые «контрольные» типы поручений, по ним назначаются сроки исполнения, исполнители и контролеры.

• Система позволяет работать с периодическими поручениями и с поручениями с «отложенной» датой исполнения. Руководитель может назначать исполнителю задачу на определенные дни недели, месяца или года, либо задавать периодичность постановки задачи.
• Поручения можно просматривать, редактировать, сохранять или пересылать.
• Система поддерживает удобную иерархическую структуру поручений и позволяет выводить список всех документов с поручениями в рабочем пространстве пользователей.
• Количество создаваемых поручений в системе не ограничено.

Различают роли Автора, Исполнителя и Контролера поручения. Автор может вводить в систему поручения, назначать Исполнителей и Контролеров, при этом он получает отчет об исполнении и имеет право продлевать сроки исполнения поручения. После того как поручение введено Автором в систему, документ автоматически пересылается Исполнителю. Исполнитель, получивший документ, может либо сам выполнить поручение, либо перенаправить на исполнение своим подчиненным. После обработки поручения Исполнитель либо создает отчет об исполнении документа, либо формирует запрос о продлении сроков исполнения. Отчет автоматически приходит на рассмотрении Контролеру, который имеет право принять или отклонить отчет, а также продлить сроки исполнения документа в соответствии с запросом Исполнителя.

В системе реализован очень удобный механизм автоматизированного контроля сроков исполнения поручений: Исполнителю по электронной почте приходит уведомление о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения. Кроме того, в системе настроена возможность формирования отчетов по исполнению поручений.

Согласование документов

В решении «ЛЕТОГРАФ.Основа» реализована возможность совместной работы над проектами создаваемых исходящих и внутренних документов.

В процессе согласования проектов документов принимают участие Исполнители, Согласующие и Подписывающие лица. Исполнитель создает проект на основе готового шаблона, при этом указывает Согласующих и Подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта документа между ними. Использование шаблона значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации.

Согласующее лицо имеет право согласовать или отклонить проект. Если проект документа отклонен Согласующим, он отправляется на доработку Исполнителю. В том случае, если проект документа согласован, он автоматически отправляется на подписание. Подписывающее лицо также вправе подписать проект документа или отклонить его.

Весь процесс согласования проекта документа отражается в специальном листе согласования. Лист согласования содерж??т визы, комментарии и замечания, которые возникли у Согласующих лиц в процессе согласования.

• Система позволяет настроить любые маршруты согласования документов, дальнейшее движение документа определяется пользователем, у которого этот документ в данный момент находится.
• Система поддерживает удобные визуальные «маршрутные листы» для быстрого определения местоположения документа в маршруте согласования и времени выполнения того или иного этапа.
• После подписания проекта документа, он автоматически преобразуется в регистрационную карточку исходящего либо внутреннего документа. Система присваивает карточке новый регистрационный номер.
• В системе организован контроль времени обработки документа участником процесса согласования в соответствии с утвержденным в компании регламентом. Для сотрудников, ответственных за работу по документу, в системе настраивается автоматическая рассылка напоминаний о сроках обработки документа.

Архив

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» позволяет создать архив документов и электронных образов. Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает надежное хранение неограниченного количества документов, организованных в соответствии с требуемой иерархией, а также быстрый поиск по этим документам. Доступ ко всем документам осуществляется в соответствии принятой в компании политикой безопасности.

• В системе реализована возможность составления номенклатуры дел, формирования, сдачи и принятия дел в архив, а также возможность выдачи дел на руки для ознакомления.
• В системе разработан полный механизм «списания исполненного документа в дело» для формирования архивного фонда организации.
• Система позволяет работать с многотомными делами.
• Реализована возможность формирования отчетов по перечню документов, списанных в дело, а также просмотр перечня дел, которые находятся на руках.

В рамках работы с архивом различают роли Сотрудника, ответственного за номенклатуру дел, Сотрудника, отвечающего за списание документов, и Архивариуса.

Сотрудник, ответственный за номенклатуру дел, создает в системе ЛЕТОГРАФ справочник «по году», «по подразделению», «по заголовку дела» в соответствии с принятыми в организации правилами ведения дел. Сотрудник, отвечающий за списание документов, формирует дело и вносит в систему записи о списании в дело. Роль Архивариуса предусматривает прием дела в архив, возврат на доработку, выдача дел, возврат дела в архив. Если сотруднику организации необходимо просмотреть дело из архива, он формирует заявку Архивариусу на выдачу дела, причем последний может отказать в выдаче дела и отправить заявку на доработку.

Поиск

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище.

• Система позволяет осуществлять гибкий поиск по реквизитам документа и полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам.
• Пользователи могут создавать поисковые запросы любой сложности и сохранять их в системе для последующего многократного использования.
• Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа.

В системе настроена функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации, которая позволяет избежать дублирования информации. Например, если один и тот же документ поступил в организацию различными способами, встроенный в карточку поиск по реквизитам исключит повторный ввод этого документа в систему различными должностными лицами.

Отчетность

Возможность гибкой настройки необходимых отчетов в решении «ЛЕТОГРАФ.Основа» обеспечивает максимальную точность, качество результатов поиска и удобство работы пользователей.

Система позволяет формировать аналитические отчеты в соответствии с заданными параметрами. Кроме того, можно получить статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть количественные параметры документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений, пользователь может видеть какое количество документов в данный момент времени находится на исполнении, какое количество исполнены, у какого количества превышен срок исполнения и т. п.

В системе реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, кликнув кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.), попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Например, нажав на значение в ячейке «количество документов, у которых превышен срок исполнения», он попадает на страницу со списком таких документов. Если пользователю нужна еще более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» - это оптимальный выбор для решения стандартных задач документооборота

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» обладает всеми преимуществами системы ЛЕТОГРАФ: гибкостью и масштабируемостью, быстро внедряется, удобно в работе. Доступ к системе осуществляется с помощью web-браузера с любого компьютера, подключенного к серверу.

Решение совместимо с большинством современных платформ: Windows, SuSE Linux, Red Hat Linux, IBM AIX, HP-UX, HP OpenVMS, HP Tru64 UNIX, Sun Solaris, SCO UNIX, Mac OS и др., и может быть дополнено решением заказчика или любым типовым решением ЛЕТОГРАФ.

Функциональность решения можно легко развить за счет использования интеграционной платформы ЛЕТОГРАФ.Ансамбль, которая позволяет организовать эффективное взаимодействие с любой информационной системой. В состав системы ЛЕТОГРАФ входит более 250-ти адаптеров к наиболее популярным приложениям и базам данных, причем ЛЕТОГРАФ обладает инструментарием для создания новых адаптеров.

Организациям, обрабатывающим большие объёмы данных, ЛЕТОГРАФ предлагает развить функциональность решения за счет создания электронных хранилищ данных и перевода в электронный вид бумажных архивов. Наполнение электронного архива производится посредством массового ввода данных: бумажные копии документов маркируются штрих-кодами и сканируются. Полученный электронный образ документа распознается, обрабатывается и размещается в электронном хранилище. При этом документ проходит процедуру распознавания текста (для дальнейшего полнотекстового поиска) и штрих-кода (для дальнейшей идентификации документа). Для реализации данных задач мы предлагаем комплексное решение - это система ЛЕТОГРАФ для создания электронного хранилища, документный сканер Kodak для организации массового ввода документов и технологии ABBYY Recognition Server и Form Reader FlexiCapture для распознавания электронных образов и гибких форм, а также принтер для печати этикеток и сканеры штрих-кодов.

В системе ЛЕТОГРАФ обеспечена поддержка электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. Электронно-цифровая подпись удостоверит не только авторство документа, как в системе, так и за её пределами, но и защитит документ от подмены. Так же как и алгоритмы кодирования, алгоритмы подписи являются стандартными и не вызовут проблем совместимости с другими системами, поддерживающими аналогичные алгоритмы. В настоящий момент система ЛЕТОГРАФ поддерживает более 7-ми стандартов ЭЦП в России, Украине и Казахстане.

Решение «ЛЕТОГРАФ.Основа» разработано под лозунгом «Быстро внедрить. Просто развить», что полностью соответствует заложенным в систему функциональным возможностям. Новинка от ЛЕТОГРАФ позволяет существенно сократить время, необходимое для внедрения информационной системы, обеспечивая возврат ИТ - инвестиций в кратчайшие сроки.