Для кого:
Для организаций, желающих сократить затраты времени на обработку документов, обеспечить надежное хранение документов, а также организовать удобный и оперативный доступ к информации.
Цель:
Обеспечить создание централизованного электронного архива образов финансово хозяйственных документов территориально-распределенной организации и обеспечить связь документов архива с проводками в учетной системе.
Описание решения:
Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, предназначенную для создания электронного архива организации, интегрированного с учетной системой 1С.
Решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" позволяет:
- Создать централизованный архив для территориально-распределенной организации
- Обеспечить идентификацию документов с использованием технологии штрих кодирования
- Организовать необходимую схему массового ввода документови
- Связать финансовые операции в учетной системе 1С с документами архива
- Предоставить пользователям возможность поиска и массовой печати групп документов
Пример процесса формирования электронного архива:
Предлагаемая схема процесса формирования электронного архива обеспечивает формирование электронных образов документов архива «на местах», обработку и контроль качества полученых в электронном виде документов, установку взаимосвязи с проводками в системе 1С, автоматическое формирование регистрационных карточек и размещение документов в архиве.
- Сотрудники в подразделениях осуществляют маркировку штрих-кодами и сканирование первичных бухгалтерских документов. Отсканированные документы передаваются на центральный сервер
- Программное обеспечение ABBYY Recognition Server автоматически проводит обработку поступающих электронных образов: выделяет штрих-код и формирует единый файл для многостраничных документов
- ЛЕТОГРАФ автоматически создаёт регистрационную карточку документа, присоединяет к ней электронный образ и указывает значение штрих-кода в одном из полей
- Специалисты, по мере поступления им электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку их качества. Регистрационные карточки документов, успешно прошедших проверку, передаются средствами ЛЕТОГРАФ в бухгалтерию. В случае появления некачественных документов, регистрационная карточка получает статус «Доработка», а сотрудник подразделения, выполнившего сканирование, получает уведомление по электронной почте о необходимости пересканировать документ с указанным штрих-кодом. Вторично отсканированный документ присоединяется к существующей в ЛЕТОГРАФ регистрационной карточке как новая версия файла
- Сотрудники бухгалтерии, по мере поступления электронных образов (в системе ЛЕТОГРАФ), осуществляют проверку и связывают проводки бухгалтерской системы с соответствующим документом-основанием, указывая в интерфейсе 1С его штрих код
- В системе 1С пользователю предоставляется возможность по нажатию специальной кнопки командной панели перейти к просмотру документа-основания для текущей проводки
Реализация проекта:
В ходе реализации проекта специалисты ЛЕТОГРАФ на территории Заказчика развернут решение "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов", проведут обучение работе с системой внутренней группы внедрения Заказчика. В составе группы внедрения будет проведена опытная эксплуатацию системы, выполнен сбор замечаний и предложений, реализованы работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.
Решение ЛЕТОГРАФ может быть интегрирована как с системой 1С, так и с другими учетными системами.
Результаты проекта:
В результате внедрения решения "ЛЕТОГРАФ. Архив финансово-хозяйственных документов" будет создан единый архив первичных финансовых документов, обеспечен массовый ввод документов в подразделениях организации, реализована процедура контроля качества документов, а также реализована интеграция с учетной системой на базе 1С и обеспечена возможность просмотра первичных документов, подтверждающих выполнение проводок, непосредственно из интерфейса учетной системы.
Система ЛЕТОГРАФ – это централизованное решение для территориальных подразделений заказчика, которое также позволит сократить затраты времени на поиск и подготовку финансово-хозяйственных документов необходимых для проведения аудиторской проверки.
Все типовые решения
