Для кого:
Для организаций, стремящихся повысить эффективность своей деятельности, сократить затраты времени на работу с документами, организовать удобный доступ к хранилищам архивной информации.
Цель: Обеспечить надежное хранение и быстрый поиск документов, повысить удобство работы с документами и обеспечить защищенный доступ к ним за счет создания единого электронного архива документов.
Описание решения:
Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" предназначено для создания полноценного архива электронных образов и регистрационной информации, позволяет организовать ввод, надежное хранение и быстрый поиск документов. Решение легко адаптируется под индивидуальные потребности заказчика, а широкие интеграционные возможности системы ЛЕТОГРАФ обеспечивают эффективное взаимодействие с любой информационной системой.
Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" обеспечивает:
- Надежное хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
- Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
- Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
- Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
- Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования
Мы предлагаем комплексное решение, позволяющее не только использовать электронный архив, но и создавать его:
Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" - это система ЛЕТОГРАФ для создания электронного хранилища, документный сканер Kodak для организации массового ввода документов и технологии ABBYY Recognition Server и Form Reader FlexiCapture для распознавания электронных образов и гибких форм, а также принтер для печати этикеток и сканеры штрих-кодов.
Управление процессом наполнения электронного архива
"Документ архива" представляет собой регистрационную карточку с присоединенным электронным образом документа
и его версиями. Регистрационная карточка содержит регистрационную и классификационную информацию, а также ссылки на другие документы архива. Наполнение электронного архива производится посредством массового ввода данных: бумажные копии документов маркируются штрих-кодами и размещаются в документном сканере. Электронный образ документа, поступивший с документного сканера, распознается, обрабатывается и размещается в электронном хранилище. Документ проходит процедуру распознавания как текста (для дальнейшего полнотекстового поиска),
так и штрих-кода (для дальнейшей идентификации документа). Для реализации всех процессов распознавания применяется серверный продукт ABBYY Recognition Server,
а для сканирования - документные сканеры Kodak.
Заказчикам, стремящимся осуществить оперативный и массовый ввод документов своими силами, специалисты ЛЕТОГРАФ готовы предоставить технологию ввода данных, разработанную специально для выполнения работ по переводу бумажных документов в электронный вид.
Организация хранения информации
Решение "ЛЕТОГРАФ.Архив" позволяет структурировать хранение данных в соответствии с иерархией хранения документов организации заказчика, а также осуществлять быстрый поиск с возможностью фильтрации по заданным параметрам. Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность поиска информации, как по регистрационным данным,
так и по данным электронного образа документа. Кроме того, пользователи могут генерировать отчетные формы и определять типовые поисковые запросы.
Обеспечение доступа к информации
Работа с архивом может быть организована
как из интерфейса системы ЛЕТОГРАФ,
так и из привычного корпоративного интерфейса пользователей. Последнее достигается за счет сервисно-ориентированной модульной архитектуры ЛЕТОГРАФ и широких интеграционных возможностей. Система предоставляет возможности по созданию групп пользователей и назначению прав доступа к архивным документам (как к самим документами, так и полям регистрационных карточек).
Система ЛЕТОГРАФ позволяет формировать аналитические отчеты с возможностью детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, статус
документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.
Реализация проекта:
Специалисты ЛЕТОГРАФ приедут к Вам в офис, установят систему ЛЕТОГРАФ на Вашем сервере, настроят формы для ввода информации и иерархию хранения документов, а также обучат Ваших специалистов технологии массового ввода данных и подготовят рабочее пространство для пользователей системы.
Результаты проекта:
В результате проекта будет создан единый электронный архив всех документов организации с возможностью оперативного поиска необходимой информации и предоставления защищенного доступа к ней, что позволит:
- Повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск и работу с архивными документами
- Повысить уровень контроля доступа к архивным документам
- Сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках. Увеличится срок сохранности документов
- Снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов
Дополнительные материалы: Проект "Электронный архив государственного регистра недвижимости Министерства юстиции Республики Казахстан"
Все типовые решения
