ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство

Регистрация документов
Документы могут поступать в организацию в бумажном виде, по факсу или по электронной почте. При регистрации документа в системе ЛЕТОГРАФ формируется регистрационно-контрольная карточка документа, в которую заносятся сведения о документе, автоматически документу присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.

К регистрационно-контрольной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. При этом обеспечивается полноценная работа с прикрепленными документами: просмотр, редактирование, удаление, разграничение прав доступа. Кроме того, в системе настроен функционал по автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность сканирования и распознавания документов с автоматическим созданием регистрационной карточки и прикреплением электронного образа отсканированного документа. Для организаций, обрабатывающие большие объёмы данных, существует возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов.

Исполнение поручений
Пользователь системы может сформировать резолюцию по документу, назначить исполнителей и контролирующих лиц. После ввода поручений в систему ЛЕТОГРАФ документы автоматически пересылаются исполнителям. Сотрудник, получивший документ может либо сам исполнить его, либо своей резолюцией направить документ на исполнение подчиненным лицам.

В системе реализован контроль сроков исполнения поручений, а также реализована возможность отправки уведомлений по электронной почте пользователю о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
Для упрощения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система ЛЕТОГРАФ интегрируется с почтовыми программами. Пользователю предоставляются следующие возможности:

• Автоматические уведомления об изменении статуса и срока документа
• Создание входящих документов на основе полученных внешних сообщений
• Автоматическая регистрация входящих документов
• Функции "почтового клиента"

Система ЛЕТОГРАФ позволяет значительно облегчить процесс составления реестров входящей и исходящей корреспонденции. Все исходящие документы, требующие отправки, автоматически помещаются в отдельную папку. В системе настраивается такое количество видов отправки и категорий адресатов, которое необходимо пользователю. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет при необходимости быстро обращаться к отправленному ранее документу.

В системе ЛЕТОГРАФ реализован гибкий механизм поиска по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации. Например, один и тот же документ может поступить в организацию различными способами: по факсу, по электронной почте или курьером, что не исключает вероятность повторного ввода документа в информационную систему различными должностными лицами. Настроенная функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ позволяет избежать дублирования информации.

Движение документов внутри организации
В процессе работы с документами возникает необходимость во внутренней пересылке документов между различными подразделениями в рамках одной организации. Автоматическая передача документов по внутренней сети значительно ускоряет обмен информацией между сотрудниками и значительно упрощает взаимодействие между ними.

Система позволяет осуществлять пересылку регистрационной карточки с прикрепленными к ней файлами любому сотруднику организации. Пересылка карточки автоматически фиксируется системой ЛЕТОГРАФ в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документов внутри организации.

Организация архива
Система ЛЕТОГРАФ позволяет создать полноценный архив электронных образов и регистрационной информации документов организации, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним.

Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает:

• Надежное хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
• Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
• Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
• Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
• Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования

Поиск документов
Система ЛЕТОГРАФ предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище, также возможно осуществление полнотекстового поиска по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам. Пользователи могут создавать поисковых запросов любой сложности и их сохранять в системе для последующего многократного использования. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации.

Формирование отчетности
В системе ЛЕТОГРАФ настраиваются формы автоматического формирования отчётов в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет получать статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

Кроме того, система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность формировать статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть количественные показатели документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений, пользователь может видеть, сколько документов в данный момент времени находится на исполнении, сколько исполнены, у скольких документов превышен срок исполнения и т. п.

В рамках работы с отчетом в системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.