ЛЕТОГРАФ / Решения

Для кого:
Для коммерческих и государственных организаций, стремящихся развиваться и укреплять свои позиции на рынке. Решение может быть особенно интересно организациям, имеющим территориально-распределенную структуру.

Цель:
Сократить срок подготовки и согласования договоров за счет автоматизации документационного обеспечения управления бизнес-процессами.

Описание решения:
Решение "ЛЕТОГРАФ.Договоры" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ, настроенную для автоматизации процесса создания, согласования, контроля исполнения типовых и нетиповых договоров, а также процесса оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.).

Система ЛЕТОГРАФ позволяет решить любую задачу по управлению договорами как стандартную, так и нестандартную, внедряется быстро и в гарантированные сроки, легко настраивается с учетом специфики организации и позволяет учитывать потребности растущего бизнеса. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, что очень удобно в условиях территориально-распределенной структуры организации. Интеграционная платформа ЛЕТОГРАФ позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой: ERP, CRM, финансовой либо учетной системой.

В условиях территориально–распределенной структуры организации решение "ЛЕТОГРАФ.Договоры" может быть установлено на одном сервере или на нескольких серверах в каждом офисе компании. В таком случае пользователь одного офиса может принимать участие в согласовании договоров, как своего офиса, так и других офисов.

Договор в системе ЛЕТОГРАФ проходит следующие этапы:

Подготовка договора
При подготовке договора в системе ЛЕТОГРАФ создается проект договора на основе готового шаблона. Использование шаблона значительно сокращает время на создание документа, а также позволяет избежать двойного ввода информации. В случае поступления договора от другой организации (входящий договор), текст документа сканируется и заносится в систему.

Регистрация договора
Система ЛЕТОГРАФ позволяет оперативно вести регистрацию и учет договоров и сопроводительных документов, получать оперативную информацию по ним. Обеспечена автоматическая нумерация договоров с присвоением им уникальных регистрационных номеров. После регистрации договор автоматически отправляется в электронное хранилище. В системе ЛЕТОГРАФ организовано централизованное хранение договоров и сопроводительных документов.

ЛЕТОГРАФ позволяет автоматически создавать регистрационные карточки договоров и присоединять к ним электронный образ документа. Электронный образ документа, в зависимости от настроек системы, может быть размещен в отдельной регистрационной карточке или как версия ранее зарегистрированного договора.

Ввод информации в систему ЛЕТОГРАФ реализован в соответствии с принципом "однократного ввода данных": при заполнении полей регистрационной карточки система может автоматически использовать данные, введенные ранее в другую информационную систему организации.

Система позволяет разграничивать права доступа к информации в зависимости от степени конфиденциальности договора, т. е. определяет права санкционированного доступа к данным, позволяющим ответить на вопрос кто, когда и какие поля договора имеет право редактировать; а кто обладает только возможностью просмотра полей. Вся история работы с договором и сопроводительными документами также хранится в системе.

Согласование договора
Система ЛЕТОГРАФ позволяет вести согласование договора по нескольким заданным маршрутам и учитывать все комментарии участников согласования, объединяя в один документ версии разных согласующих лиц. Процесс согласования договоров в ЛЕТОГРАФ может быть организован как последовательно, так и параллельно. В первом случае работа с одним документом осуществляется последовательно всеми участниками процесса согласования. При "параллельном" согласовании работа с документом ведется одновременно несколькими ответственными сотрудниками, что позволяет значительно сократить сроки обработки каждого отдельного договора. Независимо от количества повторных итераций в системе будет зарегистрирован основной вариант договора, что позволит избежать путаницы с версиями документов у разных согласующих лиц и исполнителей.

Весь процесс согласования договоров отражается в специальном листе согласования. Лист согласования содержит визы, комментарии и замечания, которые возникли у визирующих сотрудников в процессе согласования.

Согласование договора в ЛЕТОГРАФ происходит в строго определенной последовательности с контролем сроков согласования. Отправленный по маршруту документ автоматически придет на согласование сотрудникам в необходимой последовательности. В системе также настроена автоматическая рассылка по электронной почте уведомлений об изменении статуса договоров и сроков, отведенных на их согласование.

В системе ЛЕТОГРАФ организован предупредительный контроль времени обработки договора участником процесса согласования в соответствии с утвержденным в компании регламентом. Для сотрудников, ответственных за работу по договору, в системе настраивается автоматическая рассылка напоминаний о сроках обработки договора.

Пользователям предоставляются дополнительные возможности контроля и анализа, благодаря использованию настроенных в системе отчетов с группировкой по различным параметрам.

Реализация проекта:

Специалисты компании установят решение "ЛЕТОГРАФ. Договоры" на Вашем сервере, обучат Ваших специалистов работе с системой ЛЕТОГРАФ, проведут сбор замечаний и предложений, выполнят работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.

Результаты проекта:

Упрощается процесс работы с договорами, становится управляемым, предсказуемым, контролируемым, надежным
Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов
Повышается оперативность исполнения документов, контроля, поиска информации о документе и ходе его исполнения
Сокращается количество времени на работу с документом каждого отдельного сотрудника, участвующего в цепочке согласования за счет «параллельности» согласования, обеспечивается быстрота и удобство взаимодействия сотрудников различных подразделений
Предоставляется инструмент контроля местоположения договоров на всех стадиях согласования, что дает возможность оперативного принятия мер по изменению статуса договора
Предоставляется возможность автоматически формировать отчеты на любой период времени и по любому аспекту бизнес-процесса
Организуется удобный доступ к электронному хранилищу договоров и сопроводительных документов, что значительно сокращает временные затраты сотрудников на работу с документами

Пример проекта: Автоматизация процесса согласования договоров в АПХ "Мираторг"

Все типовые решения